Eigentümerversammlung Umlaufverfahren: Was Absenkungsbeschlüsse und neue Abstimmungsregeln wirklich bedeuten

Die Eigentümerversammlung bleibt das zentrale Gremium jeder Wohnungseigentümergemeinschaft (GdWE). Doch mit dem WEMoG wurden neue Wege geschaffen, um Beschlüsse auch außerhalb der klassischen Präsenzsitzung wirksam zu fassen. Der Absenkungsbeschluss nach § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG und das sogenannte Umlaufverfahren eröffnen Spielräume – aber auch Risiken. Dieser Beitrag erklärt die Voraussetzungen, die praktische Anwendung und die juristischen Fallstricke der modernen Beschlussfassung.

Gesetzliche Grundlagen und Neuerungen durch das WEMoG

Seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEMoG) zum 01.12.2020 kann die Eigentümerversammlung in bestimmten Fällen durch das sogenannte Umlaufverfahren ergänzt oder ersetzt werden. § 23 Abs. 3 WEG erlaubt Beschlussfassungen außerhalb der Versammlung – allerdings nur unter zwei Voraussetzungen:

– Einstimmigkeit: Alle Eigentümer müssen zustimmen (klassisches Umlaufverfahren)

– Absenkungsbeschluss: Die GdWE kann zuvor beschließen, dass künftig einfache Mehrheit genügt

Damit ist erstmals eine verlässliche Grundlage geschaffen, um wiederkehrende, unstrittige Themen – etwa kleinere Instandhaltungen oder Verwaltungsfragen – außerhalb der Eigentümerversammlung zu beschließen.

Der Absenkungsbeschluss im Fokus

Ein Absenkungsbeschluss ist ein vorbereitender Beschluss, durch den die Eigentümer festlegen, dass bei künftigen Umlaufverfahren keine Einstimmigkeit mehr erforderlich ist, sondern eine einfache Mehrheit genügt. Wichtig ist:

– Der Absenkungsbeschluss selbst muss in einer Präsenzversammlung einstimmig gefasst werden

– Er kann generell oder nur für bestimmte Maßnahmen gelten

– Er ist jederzeit widerrufbar

Für die Hausverwaltung bedeutet dies: Eine präzise Formulierung und Protokollierung ist zwingend. Beschlüsse „unter Vorbehalt“ oder unklare Formulierungen können später zur Unwirksamkeit führen.

Praxisanwendung des Umlaufverfahrens in der Eigentümerversammlung

In der Verwaltungspraxis haben sich folgende Anwendungsfälle für das Umlaufverfahren etabliert:

– Beauftragung kleinerer Reparaturen oder Dienstleistungen

– Umsetzung bereits gefasster Beschlüsse mit Detailregelungen (z. B. Farbton, Ausführung)

– Zustimmung zu Instandhaltungsmaßnahmen bei Eilbedürftigkeit

– Beschlüsse zur Anpassung von Vorschüssen oder zur Einziehung offener Forderungen

Achtung: Für Maßnahmen nach § 20 oder § 21 WEG (bauliche Veränderungen, Erhaltungsmaßnahmen) kann das Umlaufverfahren in Betracht kommen – jedoch ist die Einhaltung der formellen Anforderungen essenziell.

Rechtsprechung: Wann sind Umlaufbeschlüsse unwirksam?

Die Gerichte haben sich seit 2021 wiederholt mit der Wirksamkeit von Umlaufverfahren beschäftigt. Besonders relevant sind:

– LG Frankfurt/Main, Beschluss vom 25.01.2022 (2-13 S 99/21): Ein Umlaufbeschluss ohne vorherigen Absenkungsbeschluss war mangels Einstimmigkeit unwirksam.

– AG München, Urteil vom 08.06.2023 (481 C 2345/23 WEG): Ein Absenkungsbeschluss ist nur dann wirksam, wenn alle Eigentümer eindeutig zugestimmt haben – eine Stimmenthaltung reicht nicht.

– LG Karlsruhe, Urteil vom 13.10.2023 (11 S 30/23): Ein Umlaufbeschluss zur Sonderumlage wurde für ungültig erklärt, da der Absenkungsbeschluss nur mündlich gefasst, aber nicht protokolliert war.

Diese Entscheidungen verdeutlichen: Sorgfalt und Dokumentation sind der Schlüssel zur Wirksamkeit.

Empfehlung für die Verwaltungspraxis

Die Einführung und Nutzung von Umlaufverfahren in der Eigentümerversammlung bietet Vorteile – aber nur bei strukturierter Anwendung:

– Klare Beschlussvorlagen erstellen (inkl. Begründung und Absendefrist)

– Versand dokumentieren (Datum, Empfänger, Methode)

– Rückläufe einheitlich erfassen und auswerten

– Ergebnis durch die Hausverwaltung prüfen und schriftlich festhalten

– Prüfung, ob ein Absenkungsbeschluss vorliegt und formal korrekt gefasst wurde

Immoware24 und vergleichbare Verwaltungssysteme ermöglichen mittlerweile auch digitale Umlaufverfahren mit sicherer Protokollierung – dies vereinfacht den Ablauf erheblich.

Hinweis zur Vergütung: Die Vorbereitung, Durchführung und rechtssichere Dokumentation eines Umlaufverfahrens – insbesondere mit vorherigem Absenkungsbeschluss – ist mit erheblichem Mehraufwand für die Verwaltung verbunden. In vielen Verwalterverträgen sind daher gesonderte Vergütungsregelungen vorgesehen, die eine faire Honorierung dieser Zusatzleistungen ermöglichen. Eine transparente Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat ist empfehlenswert.

Typische Fehlerquellen vermeiden

– Kein Absenkungsbeschluss vorhanden, obwohl einfache Mehrheit verwendet wird

– Rückläufe nicht dokumentiert oder unvollständig archiviert

– Uneinheitliche oder missverständliche Formulierungen im Beschlusstext

– Kein Hinweis auf Widerrufsrecht oder fehlende Fristangaben

Ein professionell aufgesetztes Umlaufverfahren kann solche Fehler vermeiden – wenn die Hausverwaltung rechtssicher und prozessorientiert arbeitet.

Fazit

Das Umlaufverfahren ist kein Ersatz, sondern eine Ergänzung zur klassischen Eigentümerversammlung. Richtig angewendet ermöglicht es effizientere Abläufe – gerade bei unstrittigen Themen. Voraussetzung ist jedoch immer ein klarer, einstimmiger Absenkungsbeschluss. Die Rolle der Hausverwaltung liegt darin, Verfahren aufzusetzen, rechtlich abzusichern und transparent umzusetzen. So bleibt die GdWE handlungsfähig – auch außerhalb des Versammlungsraums. Für den erhöhten organisatorischen und juristischen Aufwand sind faire, vertraglich vereinbarte Zusatzvergütungen sachgerecht und professionell.

FAQ zum Umlaufverfahren in der Eigentümerversammlung

Was ist ein Absenkungsbeschluss?
Ein einstimmiger Beschluss der Eigentümerversammlung, mit dem für künftige Umlaufverfahren die Einstimmigkeit durch einfache Mehrheit ersetzt wird.

Muss ein Umlaufverfahren schriftlich erfolgen?
Ja. Es muss dokumentiert und den Eigentümern vollständig zur Verfügung gestellt werden. Auch digitale Verfahren sind zulässig, wenn das Verfahren transparent bleibt.

Können bauliche Maßnahmen im Umlaufverfahren beschlossen werden?
Ja, sofern ein gültiger Absenkungsbeschluss besteht und die Maßnahme nicht eilbedürftig ist. Bei baulichen Veränderungen ist zusätzlich § 20 WEG zu beachten.

Was passiert bei Stimmenthaltung?
Stimmenthaltungen gelten nicht als Zustimmung. Bei klassischen Umlaufverfahren führen sie zur Unwirksamkeit, bei Verfahren mit Absenkungsbeschluss zählen sie nicht zur Mehrheit.

Kann der Absenkungsbeschluss widerrufen werden?
Ja, jederzeit durch einen Mehrheitsbeschluss in der Eigentümerversammlung.

Wer trägt die Kosten für ein Umlaufverfahren?
Die Durchführung eines Umlaufverfahrens ist in vielen Fällen mit zusätzlichem Verwaltungsaufwand verbunden. Sofern der Verwaltervertrag entsprechende Klauseln enthält, kann hierfür eine zusätzliche Vergütung beansprucht werden. Die GdWE sollte dies vorab prüfen und ggf. einen Beschluss über Sondervergütung fassen.

Artikel vom 27.01.2026 von Harald Reiner, Hausverwaltung Reiner GmbH