Heizkostenverordnung bis 31.12.2026: Funk-/Fernablesung wird Pflicht – wie Eigentümer und GdWE jetzt pragmatisch, wirtschaftlich und rechtssicher handeln
Bis 31.12.2026 müssen Messgeräte für Heizung und Warmwasser fernablesbar sein. Was das für Eigentümer und GdWE bedeutet, wie Restlaufzeiten berücksichtigt werden und wie gute Verwaltungen mit Messdienstleistern (z. B. Techem, Minol) über Rahmenkonditionen die Kosten stabil halten.
Warum dieses Thema 2026 alle betrifft – auch wenn „noch alles funktioniert“
Viele GdWE haben Messgeräte, die zuverlässig laufen – aber technisch nicht mehr dem entsprechen, was die Heizkostenverordnung künftig voraussetzt. Entscheidend ist nicht, ob ein Heizkostenverteiler oder Zähler „noch geht“, sondern ob er fernablesbar ist und damit die Anforderungen an moderne Verbrauchserfassung und unterjährige Information sauber unterstützt. Wer das Thema zu spät angeht, landet 2026 in genau dem Szenario, das keiner will: Zeitdruck, Terminengpässe in Wohnungen, teure „Sofortlösungen“ und Streit in der Abrechnung.
Die Pflicht in Klartext: Bis 31.12.2026 sollen die Geräte fernablesbar sein
Die Übergangsfrist läuft bis zum 31.12.2026. In dieser Zeit müssen nicht fernablesbare Geräte im Anwendungsbereich der Heizkostenverordnung in der Regel nachgerüstet oder ersetzt werden, damit Verbrauchsdaten ohne zwingenden Vor-Ort-Ablesetermin erfasst werden können.
Wichtig ist dabei die Verwaltungsperspektive: Es geht nicht nur um „Funk“, sondern um ein System – inklusive Datenbereitstellung, Abrechnungslogik, Serviceprozessen und (je nach Objekt) der Organisation der unterjährigen Information.
Was häufig unterschätzt wird: Unterjährige Verbrauchsinformationen und Prozessfolgen
Mit fernablesbarer Technik ist in vielen Konstellationen die Erwartung verknüpft, dass Nutzer unterjährig regelmäßig Informationen zum Verbrauch erhalten (typischerweise monatlich). Das ist kein Selbstläufer, sondern braucht:
– eine saubere Datenkette (Gerät → Gateway/Datensammler → Portal/Report)
– klare Zuständigkeiten (Messdienst vs. Verwaltung vs. Eigentümerportal)
– transparente Kommunikation an Bewohner (was kommt wann, über welchen Kanal, wer hilft bei Rückfragen)
Wer das sauber aufsetzt, reduziert Widersprüche und erhöht Akzeptanz – gerade in vermieteten Einheiten, in denen Verbrauchsinformationen schnell zu Rückfragen führen.
Muss wirklich ein Beschluss her – obwohl Restlaufzeiten existieren und neue Funk-Angebote oft günstiger sind?
In der Praxis ist genau das der Kern: Kaltwasser, Warmwasser, Heizkostenverteiler und ggf. Wärmezähler haben unterschiedliche Wechselzyklen und Restlaufzeiten. Gleichzeitig zeigen viele Angebote: Funk-/Fernablese-Pakete sind heute oft nicht teurer, teils sogar günstiger – insbesondere wenn moderne Rahmenkonditionen greifen.
Trotzdem gilt aus Verwaltungssicht regelmäßig: Wenn die GdWE strukturell umstellt (Anbieterwechsel, neuer Messdienstvertrag, neues Abrechnungssystem, neue Gerätemiete/Servicepakete, neue Datenwege), ist das typischerweise eine Maßnahme der ordnungsmäßigen Verwaltung – und damit in der Regel beschlussgebunden. Nicht weil man „Formalien liebt“, sondern weil Beschlüsse in der GdWE:
– Kompetenz schaffen (wer darf beauftragen?)
– Transparenz sichern (warum dieser Anbieter, welche Konditionen, welche Leistungen?)
– Streit in der Abrechnung verhindern (Kosten, Umlage, Zutritt, Serviceprozesse)
– die Umsetzung planbar machen (Zeitachse, Stufenplan, Umgang mit Verweigerung)
Die gute Nachricht: Ein Beschluss muss nicht bedeuten „alles sofort raus“. Im Gegenteil: Ein guter Beschluss bildet genau die Realität ab – inklusive Restlaufzeiten und wirtschaftlicher Optimierung.
Der pragmatische Königsweg: Beschluss mit Stufenplan und Wirtschaftlichkeitslogik
In vielen GdWE funktioniert ein zweistufiger Ansatz am besten:
– Grundsatzbeschluss: Umstellung auf fernablesbare Messtechnik zur Einhaltung der Heizkostenverordnung bis spätestens 31.12.2026
– Umsetzungsbeschluss: Beauftragung/Anbieterwahl nach Angebotsvergleich, inklusive Kostenrahmen und klarer Umsetzungskompetenzen der Verwaltung
Damit kann die Umsetzung dann stufenweise erfolgen – z. B.:
– turnusgemäßer Austausch dort, wo Geräte ohnehin fällig sind
– vorgezogene Umstellung dort, wo sich Restlaufzeiten wirtschaftlich sinnvoll ablösen lassen (z. B. wenn sich das neue Paket binnen 24–36 Monaten amortisiert)
– einheitliche Systemumstellung pro Gebäude/Baukörper, wenn das organisatorisch und abrechnungstechnisch Vorteile bringt
So bleibt die GdWE rechtssicher, und gleichzeitig werden die Marktbedingungen (oft günstigere Funk-Verträge) betriebswirtschaftlich genutzt.
Was gute Verwaltungen im Hintergrund leisten: Rahmenkonditionen mit Messdienstleistern sichern
In der Außenwahrnehmung wirkt ein Messdienstwechsel oft wie ein „reines Technikthema“. Tatsächlich ist es ein Beschaffungs- und Prozessprojekt – und hier zeigt sich der Unterschied zwischen „irgendeiner Verwaltung“ und einer, die professionell steuert:
– Viele Verwaltungen regeln mit etablierten Heizkosten-Servicedienstleistern (z. B. Techem, Minol) zentrale Themen im Hintergrund: Leistungsumfang, Servicelevel, Abrechnungsprozesse, Eskalationswege und Systemstandards.
– Über Rahmenvereinbarungen bzw. gebündelte Vergaben lassen sich Konditionen stabilisieren und oft verbessern – gerade, weil Messdienstleister Skaleneffekte bei Planung, Montage und Datenbetrieb haben.
– Für die GdWE ist das ein echter Mehrwert: Nicht jede Gemeinschaft muss „bei Null“ starten, sondern profitiert von einer professionell verhandelten Preis- und Prozessarchitektur.
Wichtig bleibt: Auch wenn Konditionen aus Rahmenlogiken stammen, muss die GdWE die Entscheidung in der Regel sauber legitimieren (Beschluss, Transparenz, Kostenrahmen, Umsetzungskompetenz). Genau diese Kombination ist in 2026 erfolgsentscheidend: wirtschaftlich stark, aber rechtlich sauber.
Die 7-Punkte-Checkliste: Was Eigentümer und Beirat jetzt anstoßen sollten
– 1) Bestandsaufnahme: Welche Geräte sind verbaut (Heizkostenverteiler, Warmwasserzähler, ggf. Wärmezähler)? Sind sie fernablesbar? Welche Eich-/Wechseltermine stehen an?
– 2) Vertragsprüfung: Laufzeiten, Kündigungsfenster, Verlängerungsklauseln, Gerätebindung (Miete/Service), Leistungsumfang (Portal, Reports, Support)
– 3) Wirtschaftlichkeit: Vergleich von Gesamtpaketen (nicht nur Gerätepreis): laufende Kosten, Montage, Datenbetrieb, unterjährige Information, Reklamations- und Ausfallprozesse
– 4) Stufenplan: Wann wird was getauscht – turnusgemäß oder vorgezogen? Welche Gebäude/Baukörper zuerst?
– 5) Beschlussreife Unterlagen: Angebote, Kostenrahmen, Beauftragungskompetenz, Zeitachse, Kommunikationskonzept
– 6) Zutrittsmanagement: Terminankündigungen, Ersatztermine, Dokumentation, Umgang mit Verweigerung (inkl. Eskalationsweg)
– 7) Kommunikation an Eigentümer und Nutzer: Warum die Umstellung kommt, was sich ändert, wie Informationen bereitgestellt werden, wer Ansprechpartner ist
Typische Fehler – und wie man sie 2026 vermeidet
– Fehler 1: „Wir warten bis Ende 2026.“ Das führt fast immer zu Terminproblemen und unnötigen Kosten.
– Fehler 2: „Wir schauen nur auf den Preis pro Gerät.“ Entscheidend sind Gesamtkosten und Prozessqualität (Abrechnungssicherheit, Service, Portal, Informationspflichten).
– Fehler 3: „Wir wechseln ohne klare Kompetenz.“ Wenn die Beauftragung nicht eindeutig gedeckt ist, drohen Anfechtung, Streit und Stillstand.
– Fehler 4: „Restlaufzeiten blockieren alles.“ Restlaufzeiten sind planbar – über Stufenpläne und wirtschaftliche Ablöseregeln.
Mini-Fahrplan für eine stressfreie Umsetzung
– Q1/Q2 2026: Bestandsaufnahme, Vertragsprüfung, Angebotsvergleich, Stufenplan, Beschlussvorbereitung
– Q2/Q3 2026: Beschlussfassung und Beauftragung, Termin- und Kommunikationsplanung
– Q3/Q4 2026: Umsetzung (Zutrittstermine), Dokumentation, Start/Optimierung unterjähriger Informationen, Nachsteuerung bei Sonderfällen
FAQ
Kann die Verwaltung den Messdienst einfach wechseln, weil es günstiger ist?
Günstiger allein ersetzt in der GdWE nicht die Kompetenzgrundlage. Bei strukturellen Umstellungen ist in der Regel ein Beschluss der sichere Weg, um Transparenz, Gleichbehandlung und Handlungsfähigkeit herzustellen.
Was ist mit unterschiedlichen Restlaufzeiten von Kalt-/Warmwasser und Heizkostenverteilern?
Genau dafür ist ein Stufenplan gedacht: turnusmäßiger Austausch dort, wo ohnehin fällig – und vorgezogene Umstellung dort, wo es sich wirtschaftlich lohnt oder organisatorisch notwendig ist.
Warum arbeiten Verwaltungen häufig mit großen Messdienstleistern?
Weil Standardisierung, Portalprozesse, Serviceketten und Rahmenkonditionen in der Praxis Stabilität schaffen. Entscheidend ist, dass die Konditionen transparent gemacht und beschlussfähig umgesetzt werden.
Was bringt die Fernablesung Eigentümern wirklich?
Weniger Terminprobleme in Wohnungen, stabilere Abrechnung, frühere Transparenz über Verbrauch und damit weniger Überraschungen und Konflikte.
Fazit: Pflicht trifft Praxis – mit guter Verwaltung wird daraus ein wirtschaftlich sauberes Projekt
Ja, die Frist bis 31.12.2026 ist real – und ja, die Praxis ist komplex mit Restlaufzeiten und unterschiedlichen Gerätegruppen. Genau deshalb braucht es jetzt nicht Aktionismus, sondern eine professionelle Projektlogik: Bestandsaufnahme, Angebotsvergleich, Stufenplan und eine klare Beschlussarchitektur. Gute Verwaltungen sichern dabei im Hintergrund über bewährte Messdienstprozesse und Rahmenkonditionen verlässliche Preise und Abläufe – damit die GdWE am Ende nicht nur „pflichtkonform“, sondern auch wirtschaftlich und konfliktarm durch 2026 kommt.
Artikel: Januar 2026
