Steigende Kosten, neue Dienstleisterpreise, einmalige Maßnahmen: In vielen GdWE führt die Jahresabrechnung zu Rückfragen und Konflikten. Der Februar-Beitrag im WEG-Kostenkompass 2026 zeigt typische Kostentreiber, erklärt Plausibilitätsprüfungen, ordnet § 28 WEG verständlich ein und gibt eine praxistaugliche Anleitung, wie Eigentümer Rückfragen korrekt und zielführend stellen – mit Blick auf Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und die Kostenverteilung nach § 16 WEG.

Einleitung: Die Abrechnung ist selten „falsch“ – aber oft erklärungsbedürftig

Die Jahresabrechnung ist einer der wichtigsten Momente im Jahr einer GdWE. Gleichzeitig ist sie ein typischer Auslöser für Spannungen. Häufig nicht, weil Fehler vorliegen, sondern weil Eigentümer das Gefühl haben: „Ich verstehe nicht, warum das so ist.“ Genau dieses „Nicht-Verstehen“ ist der Nährboden für Grundsatzstreit – obwohl es in der Praxis meist um drei sehr konkrete Dinge geht:

• Was sind die Treiber der Kostensteigerung?
• Ist die Abrechnung plausibel im Vergleich zu Vorjahren und zur tatsächlichen Nutzung?
• Welche Rückfragen sind sinnvoll – und wie stellt man sie so, dass die Gemeinschaft weiterkommt?

Rechtliche Basis ist insbesondere § 28 WEG (Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht). Die Kostenverteilung hängt regelmäßig an § 16 WEG sowie an Vereinbarungen in Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung (Klammer: § 10 WEG).

1) Erst sortieren: Wirtschaftsplan, Hausgeldvorschüsse, Jahresabrechnung – was ist was?

Ein häufiges Missverständnis: Eigentümer vermischen Planung und Realität.

• Der Wirtschaftsplan ist eine Vorschau/Planung für ein Wirtschaftsjahr (Vorschüsse, Budgetierung).
  
• Hausgeldvorschüsse sind die monatlichen Zahlungen auf Basis dieser Planung.
• Die Jahresabrechnung ist die Ist-Abrechnung: Sie zeigt, was tatsächlich angefallen ist, und verrechnet das mit den geleisteten Vorschüssen.

Wenn Kosten „explodiert“ wirken, lohnt der erste Blick: War der Wirtschaftsplan zu optimistisch? Gab es Sonderereignisse? Gab es Preisänderungen während des Jahres? Oder hat die Gemeinschaft Maßnahmen umgesetzt, die im Plan noch nicht enthalten waren?

2) Typische Kostentreiber in der Praxis – und warum sie oft gleichzeitig auftreten

Kostensteigerungen haben selten nur einen Grund. Typisch ist eine Kombination aus:

• Dienstleisteranpassungen (Hausmeister, Reinigung, Aufzugwartung, Prüfungspflichten, Gartenpflege).
  
• Versicherungsprämien (Tarifanpassungen, Schadenverläufe, Indexierungen).
  
• Instandhaltung/Erhaltung (mehr Reparaturen, Materialpreise, zusätzliche Prüfungen).
  
• Technische Pflichttermine (wiederkehrende Prüfungen, Wartungen, ggf. Gutachten).
  
• Einmalige Ereignisse (Wasserschaden, Sturmschaden, Sonderreparaturen).
  
• Verbrauchs- und Witterungseinflüsse (bei Wärme/Wasser, abhängig von Nutzung und Wetter, zusätzlich abhängig von Abrechnungslogik und Messdienst).

Wichtig: Nicht jede Steigerung ist „Fehler“. Sie kann schlicht die Realität eines Jahres abbilden. Aber jede Steigerung ist erklärungsbedürftig, damit Eigentümer sie einordnen können.

3) Plausibilitätsprüfung: So prüft man ohne Taschenrechner-Marathon

Eine gute Plausibilitätsprüfung ist kein Misstrauensvotum, sondern ein Qualitätscheck. Vier schnelle Prüfpfade helfen enorm:

Prüfpfad A: Vorjahresvergleich

• Welche Kostenarten sind gegenüber dem Vorjahr deutlich gestiegen?
• Sind es „laufende“ Positionen (z. B. Wartung) oder „einmalige“ (z. B. Reparatur, Gutachten)?

Prüfpfad B: Einmaligkeit erkennen

• Gibt es Positionen, die nur alle paar Jahre auftreten (z. B. bestimmte Prüfungen, größere Reparaturen)?
• Wurde etwas „nachgeholt“, das zuvor aufgeschoben war?

Prüfpfad C: Verteilungsschlüssel prüfen

• Nach welchem Schlüssel wurde verteilt (MEA oder abweichend)?
• Steht der Schlüssel so in Gemeinschaftsordnung/Teilungserklärung oder beruht er auf einem Beschluss nach § 16 WEG?

Prüfpfad D: Beleglogik verstehen

• Handelt es sich um eine Rechnung, die das Abrechnungsjahr betrifft?
• Sind Leistungszeitraum und Rechnungsdatum plausibel?
• Ist klar erkennbar, wofür die Position anfällt (Leistungsbeschreibung, Objektbezug)?

Wer diese vier Pfade sauber geht, erkennt in der Praxis schnell: „Das ist erklärbar“ vs. „Das ist prüfbedürftig“.

4) Der häufigste Konflikt: „Ich nutze das nicht – warum zahle ich das?“

Dieser Satz ist menschlich, aber rechtlich nicht automatisch durchschlagend. Maßgeblich ist:

• Was ist Gemeinschaftseigentum / gemeinschaftliche Anlage?
• Was ist als Kostenverteilung vereinbart (Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung)?
• Was ist gesetzlicher Standard nach § 16 WEG (häufig MEA)?
• Gibt es einen abweichenden, wirksamen Beschluss für eine Kostenart?

In der Praxis hilft hier eine klare Kommunikationslinie: Nicht im Gefühl („nutze ich nicht“), sondern in der Systematik („Schlüssel / Vereinbarung / Beschluss“) denken. Das entemotionalisiert Diskussionen deutlich.

5) Rückfragen, die wirklich weiterhelfen – und Rückfragen, die nur Nebel machen

Sinnvolle Rückfragen (zielorientiert)

• „Welche Positionen erklären die Steigerung gegenüber dem Vorjahr konkret?“
• „Gibt es eine einmalige Maßnahme oder einen Schadenfall, der das Jahr geprägt hat?“
• „Welcher Verteilungsschlüssel wurde angewendet – und worauf stützt er sich (Vereinbarung/Beschluss)?“
• „Wie ist der Leistungszeitraum der Rechnung – und warum ist sie in diesem Jahr abgerechnet?“
• „Gibt es bei dieser Kostenart Alternativen (Angebote, Leistungsumfang, Vergabestrategie)?“

Rückfragen, die oft eskalieren (weil sie zu unbestimmt sind)

• „Warum ist alles so teuer geworden?“ (zu pauschal, keine Arbeitsgrundlage)
• „Das kann nicht stimmen.“ (ohne konkrete Position)
• „Die Verwaltung soll das klären.“ (ohne zu benennen, was genau zu klären ist)
• „Das ist unfair.“ (Gefühl ohne Schlüssel/Regel)

Kompass-Regel: Je konkreter die Frage (Kostenart, Rechnung, Zeitraum, Schlüssel), desto schneller kommt man zur Lösung – und desto weniger wird daraus ein Grundsatzstreit.

6) Praxisbeispiel: Plausibel, aber erklärungsbedürftig

Beispiel: Wartung/Prüfung steigt deutlich
Im Vergleich zum Vorjahr ist die Position „Wartung/Prüfung“ deutlich höher. Auf den zweiten Blick zeigt sich: Im Abrechnungsjahr wurde eine zusätzliche Prüfung durchgeführt, die im Vorjahr nicht anfiel, und der Dienstleister hat die Preise angepasst. Ergebnis: Kostensteigerung ist grundsätzlich plausibel – aber Eigentümer brauchen die Einordnung, um nicht automatisch „Fehler“ zu vermuten.

Beispiel: Reparaturkosten wirken wie „Dauerzustand“
Mehrere kleine Reparaturen summieren sich. Plausibilitätsfrage: Sind das Einzelfälle – oder ein Hinweis, dass eine Anlage „am Ende“ ist und ein geplanter Maßnahmenbeschluss wirtschaftlich sinnvoller wäre? Genau hier verbindet sich Kostenkompass mit BeschlussWerkstatt: Aus Abrechnungszahlen wird eine strategische Entscheidung.

7) Der Brückensatz zur BeschlussWerkstatt: Abrechnung ist auch Steuerungsinstrument

Die beste Jahresabrechnung ist nicht die, die „keine Rückfragen“ auslöst, sondern die, die die Gemeinschaft handlungsfähig macht. Denn aus den Zahlen ergeben sich echte Steuerungsfragen:

• Wo sind Kostentreiber strukturell (Dienstleister, Anlagezustand, Wiederholungsreparaturen)?
• Wo sind Maßnahmen planbar, bevor es teuer eskaliert (Erhaltung nach § 19 WEG)?
• Wo braucht es Beschlüsse zur Kostenverteilung (abrechnungsfest nach § 16 WEG)?
• Wo braucht es Stufenbeschlüsse (erst Gutachten/Planung, dann Umsetzung)?

Damit wird aus „Warum ist das so?“ eine bessere Frage: „Was machen wir daraus?“

8) Mini-Checkliste: So bereiten Eigentümer Rückfragen zur Abrechnung sinnvoll vor

1. 3 Positionen markieren, die gegenüber dem Vorjahr am stärksten abweichen.
2. Prüfen: einmalig oder laufend?
3. Verteilungsschlüssel daneben notieren (MEA/abweichend).
4. Konkrete Frage pro Position formulieren („Was ist der Grund?“, „welcher Leistungszeitraum?“, „welche Grundlage für den Schlüssel?“).
5. Wenn es „strukturell“ wirkt: als Vorschlag für einen künftigen TOP formulieren („Prüfung Alternativangebote“, „Stufenbeschluss Planung“, „Kostenverteilung prüfen“).

FAQ: Jahresabrechnung verstehen

Muss ich jede Rechnung prüfen?
Nein. Sinnvoll ist eine Plausibilitätsprüfung: große Abweichungen, neue Positionen, Schlüsselwechsel, einmalige Ereignisse. Das bringt den größten Nutzen bei überschaubarem Aufwand.

Woran erkenne ich einen Schlüsselwechsel?
Wenn die Abrechnung eine Kostenart anders verteilt als im Vorjahr, sollte erkennbar sein, worauf das beruht (Vereinbarung, Beschluss, neue Kostenart). Bei Unklarheit ist eine konkrete Nachfrage sinnvoll.

Warum sind Rückfragen manchmal trotzdem „politisch“?
Weil Kosten emotional sind. Umso wichtiger ist die sachliche Form: konkrete Position, konkrete Frage, klare Zielrichtung (Verstehen, nicht Vorwurf).

Welche Rolle spielt § 28 WEG?
Er ist die Systemnorm für Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung. Er erklärt das „Warum gibt es das Dokument?“ – und hilft, Planung und Ist-Abrechnung nicht zu vermischen.

Wichtiger Praxis-Hinweis: Rückfragen bitte nicht erst in der Eigentümerversammlung stellen

Ein Punkt, der in der Praxis regelmäßig unterschätzt wird: Selbst die beste Frage ist wenig hilfreich, wenn sie zu spät gestellt wird. Wer Rückfragen zur Jahresabrechnung erst in der Eigentümerversammlung stellt, in der über die Abrechnung beschlossen werden soll, riskiert unnötige Eskalation – und im Zweifel auch, dass die Gemeinschaft an diesem Abend keine tragfähige Entscheidung treffen kann.

Warum ist das problematisch?
Weil eine Eigentümerversammlung kein „Live-Prüftermin“ ist. Wenn erst dort Belege angefordert, Positionen erstmals diskutiert oder Verteilungsschlüssel hinterfragt werden, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass:

• die Abrechnung vertagt werden muss (Beschluss scheitert),
• sich Diskussionen verselbständigen („Grundsatzstreit statt Klärung“),
• die Verwaltung die Fragen nicht sofort belastbar beantworten kann, weil Unterlagen/Prüfschritte fehlen.

Der bessere Weg: Rückfragen frühestmöglich nach Erhalt der Abrechnung stellen – idealerweise sobald die Abrechnung mit dem Einberufungsschreiben zur Eigentümerversammlung zugeht. Dann kann die Verwaltung die Punkte prüfen, mit dem Beirat abstimmen und – wenn berechtigt – Korrekturen oder klarstellende Erläuterungen rechtzeitig einarbeiten.

Was gewinnt die GdWE dadurch?

• Eine sachliche Klärung ohne „Bühnenmoment“ in der Versammlung.
• Bessere Entscheidungsfähigkeit: Die Versammlung kann beschließen, statt zu vertagen.
• Weniger Folgerisiken: Wenn eine Abrechnung nicht beschlossen wird, verschiebt sich die Bearbeitung und im laufenden Jahr entstehen unnötige Reibungen – etwa weil dann mit vorläufigen Annahmen gearbeitet wird oder Korrekturen erst später „nachgezogen“ werden.

Kompass-Regel: Fragen zur Abrechnung sind richtig und wichtig – aber sie gehören zeitlich nach vorn. Je früher eine plausible Beanstandung auf dem Tisch liegt, desto eher kann sie geprüft und, wenn berechtigt, korrigiert werden. Das schützt am Ende alle Beteiligten: Eigentümer, Beirat und Verwaltung.

Fazit: Gute Abrechnungsgespräche entstehen durch gute Fragen

Die Jahresabrechnung ist kein Prüfungsfach, aber sie ist ein zentrales Steuerungsinstrument der GdWE. Wer typische Kostentreiber erkennt, Plausibilität sinnvoll prüft und Rückfragen konkret formuliert, verhindert Eskalationen – und verbessert Entscheidungen. Genau darum geht es im WEG-Kostenkompass 2026: Zahlen nicht nur „hinnehmen“, sondern verstehen – und daraus die richtigen Beschlüsse ableiten.

Harald Reiner, Hausverwaltung Reiner GmbH

Erschienen am 23.02.2026. Ein Beitrag aus unserer Kampagne: WEG-EntscheidungsKompass 2026: BeschlussWerkstatt 2026 & WEG-Kostenkompass 2026