Tagesordnung und Beschlussanträge in der GdWE: Wie die Eigentümerversammlung „beschlussfest“ wird – und warum gute Vorbereitung Anfechtungen verhindert

Wie wird eine Versammlung in der GdWE wirklich beschlussfest? Dieser Praxisbeitrag zeigt, worauf es bei Tagesordnung, Beschlussanträgen, Unterlagen, Hybrid-/Online-Teilnahme und Protokoll ankommt – inklusive typischer Fehlerquellen und konkreter Checkliste für Eigentümer und Beirat.

Warum ein Ergänzungsartikel nötig ist

Viele Konflikte entstehen nicht „in“ der Versammlung, sondern davor: unklare Tagesordnung, fehlende Beschlussanträge, fehlende Kostenlogik, unvollständige Unterlagen oder Missverständnisse zur Online-Teilnahme. Das Ergebnis sind Nachfragen, Vertagungen, unnötige Sondertermine – und im schlechtesten Fall Anfechtungsklagen.

Dieser Beitrag ergänzt die Grundlagenartikel, indem er die Versammlung als Entscheidungsformat behandelt: Was muss vorher geklärt sein, damit Beschlüsse tragfähig sind – rechtlich, organisatorisch und kommunikativ.

Rechtlicher Rahmen: Einberufung, Fristen, Form

Die Einberufung richtet sich vorrangig nach § 24 WEG. In der Praxis sind insbesondere diese Punkte relevant:

– Textform: Die Einberufung erfolgt in Textform (i. d. R. per E-Mail, Portalnachricht oder Brief), vgl. § 24 Abs. 4 WEG i. V. m. § 126b BGB.

– Frist: Grundsatz mindestens drei Wochen; Verkürzung nur bei besonderer Dringlichkeit (und dann sauber begründen), vgl. § 24 Abs. 4 WEG.

– Inhalt: Tagesordnung muss so konkret sein, dass Eigentümer die Tragweite erkennen und sich vorbereiten können. „Sonstiges“ ist kein Ersatz für konkrete Beschlussgegenstände.

– Leitung/Protokoll: Zuständigkeiten und Abläufe sollten vorab feststehen (Versammlungsleitung, Protokoll, Abstimmungsmodus), vgl. § 24 WEG sowie ergänzend § 23 WEG und § 25 WEG.

Neuere Praxisfrage: Präsenz, Hybrid, virtuell – was ist wirklich „erlaubt“?

In der GdWE gibt es heute drei Grundmodelle:

– Präsenz: klassisch vor Ort.

– Hybrid: Präsenzversammlung mit optionaler Online-Teilnahme, Beschlussgrundlage nach § 23 Abs. 1 WEG.

– Rein virtuell: vollständig online, auf Basis § 23 WEG (insbesondere Abs. 1a) i. V. m. Übergangs-/Sonderregeln in § 69 WEG.

Wichtig für die Praxis: Hybrid oder virtuell sind keine „Automatik“. Es braucht klare Beschlusslagen und organisatorische Standards (Zugang, Identifikation, Rede-/Antragsrechte, Abstimmungswege, Störungsmanagement). Je besser der Grundlagenbeschluss formuliert ist, desto weniger Streit gibt es später über Technik, Zugangsdaten oder „Gleichwertigkeit“ der Teilnahme.

Der Kern: „Beschlussreife“ entsteht vor der Versammlung

Eine beschlussfeste Tagesordnung entsteht nicht durch viele Punkte, sondern durch entscheidungsfähige Unterlagen. In der Verwaltungspraxis hat sich eine einfache Logik bewährt:

– Was soll beschlossen werden (konkreter Beschlusstext)?

– Warum ist es ordnungsmäßig (Erhaltungsbedarf, Risiko, Wirtschaftlichkeit)?

– Wie wird es umgesetzt (Zuständigkeit, Vollmacht/Kompetenz, Prozess)?

– Was kostet es (Kostenschätzung/Angebote, Finanzierung, Kostenverteilung)?

– Bis wann (Zeitplan, Meilensteine, Berichtspflichten)?

Typische Anfechtungs- und Streitfallen – und wie man sie vermeidet

1) Unklare Tagesordnung („wir sprechen mal darüber“)

– Wenn Eigentümer nicht erkennen können, dass tatsächlich ein Beschluss gefasst werden soll (oder welcher), ist Streit vorprogrammiert. Praxisempfehlung: Tagesordnungspunkte als Entscheidungspunkte formulieren, nicht als „Diskussion“.

2) Beschluss ohne Kosten- und Kompetenzlogik

– Gerade bei Maßnahmen nach § 19 WEG (ordnungsmäßige Verwaltung) und § 20 WEG (bauliche Veränderungen) muss klar sein: Wer darf was beauftragen, bis zu welchem Betrag, nach welchem Vergabemodus, und wer trägt die Kosten.

3) Unterlagen zu spät oder „im Termin auf den Tisch“

– Versammlungen sind keine Erstberatung. Eigentümer müssen die Chance haben, Angebote, Varianten und Risiken vorher zu prüfen. Sonst kippt die Versammlung in Detaildebatten und endet mit Vertagung.

4) Hybrid-/Online-Streit: „Warum wurde mir das nicht angeboten?“

– Wenn ein Grundlagenbeschluss existiert, sollten Abläufe klar sein: Wie fordert ein Eigentümer die Online-Teilnahme an? Bis wann? Über welchen Kanal? Wer hilft technisch? Je standardisierter, desto weniger Konflikte.

5) Protokoll, Beschlusssammlung, Nacharbeit

– Ein guter Beschluss „lebt“ erst durch Umsetzung: Protokoll, Beschlusssammlung, Beauftragungen, Fristen, Nachweisführung. Praktisch bewährt: ein kurzer Umsetzungsbericht im Portal/Ticket-System, damit Eigentümer nicht „nachtelefonieren“ müssen.

Die unterschätzte Stellschraube: Tagesordnung als „Projektplan“

Viele GdWE profitieren davon, Tagesordnungspunkte nicht nur nach Themen, sondern nach Entscheidungsketten zu strukturieren:

– Block 1: Pflichtbeschlüsse (Wirtschaftsplan/Jahresabrechnung, soweit anstehend) nach § 28 WEG.

– Block 2: Erhaltungsmaßnahmen (Beschluss über Vorgehen, Budgetrahmen, Vergabe- und Bevollmächtigungssystem).

– Block 3: Zukunftsthemen (Energie, Messdienstleistungen, Digitalpflichten) als Entscheidungsfahrplan, nicht als „Loseblattsammlung“.

– Block 4: Organisatorisches (Portal, Kommunikationsregeln, Zuständigkeiten Beirat/Verwaltung).

Spezialpunkt aus der Praxis: Wirtschaftsplan – reicht „Hausgeld“ oder muss die Erhaltungsrücklage ausdrücklich genannt werden?

In der Praxis wird der monatliche Vorschuss häufig pauschal als „Hausgeld“ bezeichnet. Juristisch sauber ist jedoch, klar zwischen folgenden Komponenten zu unterscheiden:

– Vorschüsse zur Kostentragung (laufende Bewirtschaftung/Verwaltung) und

– Beiträge zur Erhaltungsrücklage.

Beides ist Teil des Wirtschaftsplans nach § 28 Abs. 1 WEG. Für eine rechtssichere Beschlussfassung empfehlen wir in Beschlussanträgen ausdrücklich zu formulieren:

– „Die Wohnungseigentümer beschließen die Vorschüsse zur Kostentragung und die Beiträge zur Erhaltungsrücklage gemäß Gesamt- und Einzelwirtschaftsplänen für die Wirtschaftsperiode …“

Damit ist aus dem Beschluss eindeutig ersichtlich, dass nicht nur laufende Kosten, sondern auch die Zuführung zur Rücklage beschlossen ist. Zusätzlich sollte die Fälligkeit (z. B. monatlich zum 3. Werktag) klar geregelt werden, soweit nicht bereits in Gemeinschaftsordnung/Teilungserklärung verbindlich vorgegeben, vgl. § 28 Abs. 3 WEG.

Was „gute Verwaltung“ im Hintergrund bereits regelt

Viele Eigentümer sehen vor allem die Versammlung selbst. Qualitätsarbeit passiert davor und danach – häufig ohne Sichtbarkeit:

– Vorabklärung mit Beirat: Prioritäten, Konfliktpunkte, Beschlusslogik.

– Beschluss- und Vergabesicherheit: klare Kompetenz- und Budgetrahmen, damit Beauftragungen nicht „im luftleeren Raum“ hängen.

– Mess-/Heizkosten- und Servicedienstleister: Verhandlungen über Rahmenkonditionen, Leistungsabgrenzung, Laufzeiten, Schnittstellen (Ablesung, Nutzerwechsel, Abrechnung, Portalzugänge). Gerade mit etablierten Dienstleistern werden viele Themen vorab so vorbereitet, dass in der Versammlung eine echte Entscheidung möglich ist – statt einer Grundsatzdiskussion ohne Zahlen.

– Dokumentenmanagement: revisionssichere Ablage, schnelle Bereitstellung, nachvollziehbare Historie (warum wurde was wann entschieden?).

Checkliste: So wird die Tagesordnung beschlussfest

– Jeder TOP hat einen Beschlussvorschlag (wenn entschieden werden soll).

– Jeder Beschluss hat eine Kosten- und Finanzierungslogik (Budget, Sonderumlage, Rücklage, Darlehen, Zahlungsplan).

– Bei Maßnahmen: Kompetenz (wer beauftragt?), Grenzen (Betragsgrenzen), Vergabemodus (Vergleichsangebote, Wertung), Dokumentation.

– Unterlagen sind vorher verfügbar (Portal/Versand), nicht erst im Termin.

– Hybrid/virtuell: klare Regeln, wie Teilnahme verlangt wird und wie Abstimmungen laufen (Grundlagenbeschluss prüfen).

– Nacharbeit ist organisiert: Protokoll, Beschlusssammlung, Umsetzung, Statusbericht.

FAQ

Wie konkret muss eine Tagesordnung sein?
So konkret, dass Eigentümer erkennen, worüber entschieden wird. Bei Beschlüssen sollten Thema, Ziel und Kerninhalt erkennbar sein. „Sonstiges“ dient nicht der Beschlussfassung über neue wesentliche Themen.

Kann eine Versammlung kurzfristig einberufen werden?
Nur bei besonderer Dringlichkeit. Dann sollte die Dringlichkeit dokumentiert und die verkürzte Frist nachvollziehbar begründet werden, vgl. § 24 Abs. 4 WEG.

Ist „Hausgeld“ automatisch inklusive Erhaltungsrücklage?
Im Wirtschaftsplankontext umfasst der monatliche Vorschuss typischerweise sowohl laufende Kosten als auch die Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Für rechtssichere Beschlüsse empfehlen wir, beides ausdrücklich zu benennen, vgl. § 28 WEG.

Muss die Verwaltung Hybrid-Teilnahme immer von sich aus anbieten?
Nein. Hybrid/Online ist in der Praxis beschluss- und prozessgebunden. Eigentümer sollten die Regeln aus dem Grundlagenbeschluss kennen (wie und bis wann Teilnahme verlangt wird). Je klarer der Standardprozess, desto weniger Streit.

Warum kommt es trotz guter Vorbereitung manchmal zu Vertagungen?
Häufige Gründe sind fehlende Vergleichbarkeit von Angeboten, fehlende Förder-/Technikprüfung, ungeklärte Kostenverteilung oder nicht beschlussreife Alternativen. Dann ist Vertagung oft der bessere Weg als ein „schneller“ Beschluss mit hohem Prozessrisiko.

Fazit: Die Versammlung ist der Endpunkt der Vorbereitung – nicht der Anfang

Eine rechtssichere, effiziente Versammlung entsteht durch konsequente Beschlussreife: klare Tagesordnung, belastbare Unterlagen, eindeutige Beschlussanträge, saubere Kostenlogik und ein standardisierter Prozess für Präsenz/Hybrid/virtuell. Wer diese Linie einhält, reduziert Sondertermine, senkt Konfliktkosten und erhöht die Umsetzungsquote – genau das, was Eigentümer am Ende erwarten: Entscheidungen, die tragen.

Autor: Harald Reiner, Hausverwaltung Reiner GmbH • Artikel: Januar 2026