Zählerwechsel in WEG und Mietobjekten: Was seit 2018 gilt, wo Kostenfallen lauern, wie Verwaltungen heute richtig entscheiden

Aktualisiert am: 27.10.2025

Ausgangslage 2018 und Status heute

2018 kritisierte eine Branchenstudie kurze Eichfristen und hohe Folgekosten beim Zählerwechsel. Kernaussage: Viele Wohnungswasserzähler messen weit länger genau, als der Gesetzgeber es mit den Fristen vorsieht. Heute gilt: Die eichrechtlichen Vorgaben für Zählerwechsel sind im Kern unverändert, operative Spielräume und Digitalpflichten haben jedoch zugenommen. Wer Beschaffung, Prüffristen, Fernauslesung und Datenschutz zusammen denkt, senkt Gesamtkosten, erfüllt Pflichten und verhindert Streit.

Rechtsrahmen kompakt

  • MessEG/MessEV: Eichgültigkeit typischer Wohnungswasserzähler weiterhin sechs Jahre (kalt) bzw. fünf Jahre (warm). Verlängerung über Stichprobenverfahren möglich, sofern Bauart/Lose homogen sind und die Behörde das Verfahren akzeptiert. In der Praxis lassen sich Bestände so häufig bis zu neun Jahre betreiben.
  • HeizkostenV 2021: Für Wärme und zentrale Warmwassermessung gilt die Pflicht zur Fernauslesung bei Neuinstallation; bis 31.12.2026 ist der Bestand nachzurüsten. Das beeinflusst Warmwasserzähler unmittelbar und spricht für einheitliche Funkstandards.
  • EU-Energieeffizienzrecht: Häufigere Verbrauchsinformationen bei fernablesbaren Systemen. Für Kaltwasser keine separate Pflicht, wirtschaftlich wird die Mit-Funkausstattung jedoch oft sinnvoll.
  • Datenschutz (DSGVO): Verbrauchsdaten sind personenbezogen. Erforderlich: Zweckbindung, Datenminimierung, Auftragsverarbeitung, Informationspflichten, Speicherfristen.

Was sich seit 2018 praktisch verändert hat

  • Digitalisierung: Funk-/Fernauslese-Infrastruktur ist Standard. Ablese- und Belegprüfungskosten sinken, Vor-Ort-Termine entfallen, Monatsinfos werden einfacher.
  • Beschluss- und Vertragsqualität: WEG-Beschlüsse regeln heute Technikstandard, Eigentum, Wartung, Eichlauf, Kostenverteilung und DSGVO. In der Mietverwaltung sind AV-Verträge und Informationsblätter üblich.
  • Marktpreise: Stückpreise stabil, TCO verlagert sich zu Service-/Plattformentgelten. Mehrjahresverträge mit festen Tausch- und Prüfzyklen dominieren.
  • Gerätewahl: Ultraschallzähler werden bevorzugt. Vorteil: Messstabilität, kein mechanischer Verschleiß, gute Eignung für Stichproben-Verlängerungen.

Stichprobenverfahren: Hebel gegen unnötige Zählerwechsel

Das Stichprobenverfahren bleibt der zentrale Kostenhebel. Voraussetzungen:

  • Homogene Lose: gleiche Bauart, Einbaujahr, ähnliche Betriebsbedingungen.
  • Prüflabor: Autorisiert, Dokumentation der Stichprobe und Ergebnisse, Meldung an die Behörde.
  • Transparenz: Losbildung, Prüfergebnis, Folgemaßnahmen in Beschluss/Protokoll festhalten.

Ergebnis: Flächiger Zählerwechsel lässt sich oft um drei Jahre strecken; mit geeigneten Bauarten und sauberer Dokumentation teilweise länger.

Warmwasser, Heizung, Kaltwasser: sinnvoll kombinieren

  • Warmwasser: Von der HeizkostenV erfasst. Neuinstallationen fernablesbar; Nachrüstung bis 31.12.2026.
  • Kaltwasser: Keine Pflicht, aber in der Praxis mitrüsten, um Zutritts- und Terminspitzen zu vermeiden.
  • Heizkostenverteiler/Wärmemengenzähler: Gleicher Funkstandard (OMS/WM-Bus) reduziert Gateways, Batteriewechsel und Plattformkosten.

WEG-Beschlüsse: klare Regeln vermeiden Streit

  • Technik: Bauart (z. B. Ultraschall), Funkstandard, Interoperabilität.
  • Eigentum/Verantwortung: Wem gehören Zähler? Wer trägt Eichung, Wartung, Austausch? Regeln bei Beschädigung/Vandalismus.
  • Zyklen: Eichfristen, Stichprobenstrategie, Dokumentation, Tauschtrigger.
  • Daten: DSGVO-Informationsblatt, Auftragsverarbeitung, Zugriff, Speicherfristen.
  • Kosten: Umlageschlüssel, Sondereinsätze, Nichtzugangs-Pauschalen.

Mietverwaltung: saubere Vertragskette

  • Mietvertrag: Umlagefähigkeit der Messkosten, Zutritt, Info zu Fernauslesung.
  • Auftragsverarbeitung: Vertrag mit Messdienstleister inkl. TOMs.
  • Monatsinfos: Bei Funk-Systemen automatisiert bereitstellen.
  • Abrechnung: Fristen einhalten, Belegeinsicht digital ermöglichen.

Gerätewahl: Kriterien

  • Messstabilität: Ultraschall, niedrige Drift.
  • Funk/Interoperabilität: Offene Protokolle, Mehranbieterfähigkeit.
  • Versorgung: Batterielaufzeit ≥ 10 Jahre, Status-Fernabfrage.
  • Manipulationsschutz: Siegel, Events, Alarme.
  • Service: Chargentausch, Notfall-Tausch, Ersatzteilhaltung.

Kosten steuern: TCO statt Stückpreis

  • Gerät + Montage
  • Funk/Gateway/Plattform
  • Eichung/Stichprobe/Doku
  • Ablesung/Belegprüfung/Abrechnung
  • Sondereinsätze (Nichtzugang/Defekte)

Senken lässt sich die TCO durch Losbildung, Mehrjahrespakete mit fixen Zyklen, einheitliche Standards und Bündelung mit Heizkostenmessung.

Datenschutz und IT-Sicherheit

  • Rechtsgrundlagen: Vertrag/gesetzliche Pflicht; AVV mit Messdienstleister.
  • Datensparsamkeit: Nur erforderliche Messwerte.
  • Transparenz: Information nach Art. 13/14 DSGVO, inkl. Fristen.
  • Sicherheit: Verschlüsselung, Rollen, Protokollierung.

Typische Fehler vermeiden

  • Nur Kaltwasser tauschen, Warmwasser/Heizung später → Doppeltermine, Mehrkosten.
  • Proprietäre Funkinseln → Lock-in, teure Umrüstungen.
  • Unklare Beschlüsse → Streit, Verzögerungen.
  • Keine Stichprobe → verschenkter Kostensenker.
  • Schwache Terminlogistik → Nichtzugänge, Zusatzfahrten.

Beschluss-/Vertrags-Checkliste

  1. Zielbild: Ultraschall + Funk (Heizung/WW/KW), ein Standard.
  2. Eigentum/Verantwortung: Zuweisung, Haftung, Schadensregeln.
  3. Eichstrategie: Stichprobe mit Doku- und Meldepflicht.
  4. Daten: AVV, Informationsblatt, Speicherfristen, Zugriffe.
  5. Kosten: Paketpreis je WE/Jahr, Sondereinsätze, Nichtzugang.
  6. Laufzeit/Exit: 6–10 Jahre, Datenportabilität, Demontagekosten.

Ökologie, Leckage, Transparenz

  • Leckagealarme senken Wasserschäden und Prämien.
  • Monatsreports fördern Sparverhalten und CO₂-Reduktion.
  • Remote-Parametrierung reduziert Vor-Ort-Einsätze.

Praxis: kleine vs. große Bestände

Kleine WEGs bündeln Ausschreibungen mit Nachbarobjekten. Größere Bestände setzen auf einheitlichen Standard, zentrale Stichprobensteuerung und feste Tauschfenster. In der Mietverwaltung sind Zutrittsrechte, Informationspflichten und Fristen der HeizkostenV strikt vorzubereiten.

Fazit

Der Rechtsrahmen zum Zählerwechsel ist stabil, der Betrieb ist digital. Wer fernauslesbare, langlebige Bauarten einführt, das Stichprobenverfahren vertraglich fixiert und klare WEG-Beschlüsse fasst, spart dauerhaft. Planen Sie Heizung, Warmwasser und Kaltwasser als ein System, interoperabel und DSGVO-sicher. So sinken TCO und Aufwand ohne Abstriche bei Genauigkeit und Compliance.

Autor: Harald Reiner, Hausverwaltung Reiner GmbH