Verwalterzustimmung: Wer zahlt die Beglaubigung – und was gilt seit WEMoG?
Kernaussage
Die Kosten für die öffentliche Beglaubigung der Verwalterzustimmung sind vom Auftraggeber der Beglaubigung zu tragen. Das ist regelmäßig der Verwalter selbst oder die Wohnungseigentümergemeinschaft (GdWE) – nicht automatisch Veräußerer oder Erwerber. Eine vertragliche Kostenübernahme im Kaufvertrag wirkt nur im Innenverhältnis; sie ändert nicht, wer gegenüber dem Notar der Kostenschuldner ist.
Rechtsgrundlagen und heutiger Rahmen
- Veräußerungsbeschränkung (§ 12 WEG): In Teilungserklärung/GO kann vereinbart sein, dass die Veräußerung der Zustimmung des Verwalters oder eines Dritten bedarf. Die Regel gilt unverändert auch nach der WEG-Reform (WEMoG, seit 01.12.2020).
- Form: Für den Grundbuchvollzug ist die öffentlich beglaubigte Unterschrift des Zustimmenden erforderlich (Beglaubigung der Verwalterunterschrift).
- Kostenrecht: Der Notar stellt seine Rechnung gegenüber demjenigen, der die Amtshandlung beauftragt/veranlasst hat (Kostenschuldner nach GNotKG). Bei der Verwalterzustimmung ist das grundsätzlich der Verwalter bzw. die GdWE, weil dort die Unterschrift beglaubigt wird. Der Notar darf die Rechnung nicht an den Erwerber „durchreichen“, wenn dieser nicht Kostenschuldner ist.
Was sich seit 2019 geändert hat
- WEMoG seit 01.12.2020: Die Möglichkeit der Verwalterzustimmung blieb erhalten. Praktisch wichtiger sind die neuen Verbandsstrukturen (GdWE als rechtsfähiger Verband) und die gestärkte Stellung des Verwalters. Am Kostenschuldprinzip für die Beglaubigung ändert das nichts.
- Zertifizierter Verwalter (§ 26a WEG): Professionalisierung der Verwaltung seit 2022/2023. Relevanz für die Zustimmung: formell keine – die Beglaubigungspflicht und Kostentragung bleiben wie oben.
- Praxisleitfäden der Notarkammern: Bestätigen die Linie: Kostenschuldner ist der, der die Beglaubigung beauftragt (typisch Verwalter/GdWE). Eine Kaufvertragsklausel kann nur den internen Ausgleich regeln.
Kosten in der Praxis
- Gebührenhöhe: Für die Beglaubigung einer Unterschrift fallen typischerweise ca. 20–70 € zzgl. Auslagen/USt an (abhängig von Umfang, Versand, Mehrfertigungen).
- Dokumentenerstellung: Lässt der Verwalter den Entwurf der Zustimmung beim beurkundenden Notar erstellen, entstehen hierfür üblicherweise keine separaten Zusatzgebühren. Die Beglaubigung kann auch ein anderer Notar vornehmen; dort fällt ggf. eine kleine Übermittlungs-/Versandpauschale an.
- Rechnungsadressat: Der beglaubigende Notar rechnet an den Verwalter/GdWE. Ein Kaufvertrag, in dem der Erwerber die Kosten „übernimmt“, verpflichtet nur im Innenverhältnis. Der Verwalter/GdWE kann sich den Betrag dort erstatten lassen, aber der Notar fordert ihn beim Kostenschuldner an.
Rollen und Pflichten
Verkäufer/Erwerber
- Sorgen für vollständige Unterlagen und vertragliche Kostenklarheit (Innenausgleich).
- Kein direkter Schuldner der Beglaubigungskosten, solange sie die Beglaubigung nicht selbst veranlasst haben.
Verwalter
- Prüft die Voraussetzungen der Zustimmung (laut GO/TE), unterschreibt und lässt die Unterschrift beglaubigen.
- Trägt zunächst die Kosten als Kostenschuldner; holt den Betrag bei GdWE/Veräußerer/Erwerber gemäß Beschluss/Vertrag im Innenverhältnis wieder.
Gemeinschaft (GdWE)
- Kann durch Beschluss festlegen, wer im Innenverhältnis die Kosten der Verwalterzustimmung trägt (z. B. Veräußerer).
- Beachtet: Der Beschluss ersetzt nicht die Kostenschuldnerschaft gegenüber dem Notar; er regelt nur den Ausgleich.
Typische Fehler – und wie man sie vermeidet
- Fehler: Notarrechnung an den Erwerber weiterleiten, obwohl er nicht Kostenschuldner ist.
Richtig: Rechnung an Verwalter/GdWE; Ausgleich über Kaufvertrag/Beschluss. - Fehler: Keine eindeutige Innenregelung der Kosten im Kaufvertrag.
Richtig: Klare Klausel, dass der Erwerber die Kosten der Verwalterzustimmung im Innenverhältnis trägt (oder der Veräußerer) und Erstattungsweg. - Fehler: Zustimmungstext/Bevollmächtigung nicht abgestimmt.
Richtig: Zustimmungstext durch den beurkundenden Notar vorbereiten lassen; Vollmachten des Verwalters beilegen.
Checkliste für den reibungslosen Grundbuchvollzug
- Vertragsprüfung: Enthält die TE/GO eine Zustimmungsklausel nach § 12 WEG? Wer ist zuständig (Verwalter/Dritter)?
- Kostenklausel: Im Kaufvertrag klar regeln, wer die Kosten der Verwalterzustimmung im Innenverhältnis trägt.
- Entwurf: Zustimmungserklärung vom beurkundenden Notar erstellen lassen.
- Beglaubigung: Verwalter unterschreibt beim Notar; Unterschrift wird öffentlich beglaubigt.
- Übermittlung: Beglaubigte Zustimmung geht an den beurkundenden Notar/Grundbuchamt.
- Abrechnung: Beglaubigender Notar rechnet an Verwalter/GdWE; interner Ausgleich nach Vertrag/Beschluss.
Spezialfälle
- Kein Verwalter bestellt: Enthält die TE/GO zwingend die Verwalterzustimmung, muss zunächst ein Verwalter bestellt oder ein Zustimmungsersatz (z. B. Beschluss eines benannten Dritten, falls die GO das vorsieht) herbeigeführt werden. Ohne wirksame Zustimmung kein Grundbuchvollzug.
- Verwalter verweigert Zustimmung: Prüfen, ob die Verweigerung sachlich begründet ist (TE/GO, Rückstände, Vereinbarungen). Unberechtigte Verweigerung kann gerichtlich ersetzt werden.
- Datenschutz/Prüfunterlagen: Verwalter darf nur Informationen anfordern, die zur Zustimmung erforderlich sind (z. B. Identität, Zahlungsstand, Vereinbarungsprüfung).
FAQ
- Kann der Notar direkt beim Erwerber kassieren?
Nur, wenn der Erwerber die Beglaubigung selbst veranlasst hat. Üblich und richtig ist die Abrechnung beim Verwalter/GdWE als Kostenschuldner. - Wir haben im Kaufvertrag „Erwerber trägt alle Kosten“ geregelt. Reicht das?
Für den Innenausgleich ja. Gegenüber dem Notar bleibt der Verwalter/GdWE Kostenschuldner. - Wer bereitet die Zustimmung vor?
Am effizientesten der beurkundende Notar. Die Beglaubigung kann jeder Notar vornehmen. - Welche Gebühren fallen an?
Für die Beglaubigung einer Unterschrift regelmäßig ca. 20–70 € zzgl. Auslagen/USt; im Einzelfall nach GNotKG.
