BeschlussWerkstatt 2026 (Februar): Einberufung, Tagesordnung, Protokoll – formal sauber nach § 24 WEG und praktisch konfliktarm

Wer in der GdWE rechtssicher entscheiden will, muss formal sauber starten: Einberufung, Tagesordnung und Protokoll sind die „Statik“ jeder Eigentümerversammlung. Der Februar-Beitrag der BeschlussWerkstatt 2026 erklärt § 24 WEG verständlich, zeigt typische Formfehler, gibt praxistaugliche Checklisten und erläutert, wie Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung die Details beeinflussen können.

Einleitung: Viele Beschlüsse scheitern nicht am Inhalt – sondern am Startknopf

In der Praxis ist das bitter: Die GdWE diskutiert monatelang über eine Maßnahme, holt Angebote ein, bildet Mehrheiten – und am Ende steht nicht „Umsetzung“, sondern „Ärger“. Häufig steckt dahinter kein „böses Blut“, sondern ein handwerklicher Fehler im Fundament: Einberufung nicht sauber, Tagesordnung zu unklar, Protokoll lückenhaft oder missverständlich.

Genau deshalb ist dieses Februar-Thema ein echtes Kernstück der BeschlussWerkstatt 2026. Denn ein formal sauberer Rahmen sorgt nicht nur für juristische Stabilität – er sorgt auch für Ruhe: Eigentümer fühlen sich fair behandelt, Entscheidungen sind nachvollziehbar, und die Verwaltung kann Beschlüsse ohne Interpretationsstreit umsetzen.

Rechtliche Basis sind insbesondere § 24 WEG (Einberufung und Ablauf der Eigentümerversammlung) sowie ergänzend § 23 WEG (Beschlussfassung) und – je nach Fragestellung – § 25 WEG (Mehrheiten). Für die „Grundordnung“ der Gemeinschaft sind Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung (Vereinbarungen nach § 10 WEG) der entscheidende Praxisfilter.

1) Einberufung heißt: Wer lädt wie ein – und warum das nicht nur Formalie ist

Die Einberufung ist der formale Start der Eigentümerversammlung. Sie muss so erfolgen, dass alle Eigentümer eine faire Chance haben, sich vorzubereiten und an der Entscheidung mitzuwirken. Das betrifft insbesondere:

– Wer beruft ein (regelmäßig der Verwalter, in bestimmten Fällen auch Eigentümer).
– Wie wird einberufen (Form/Adressat/Zugang).
– Wann wird einberufen (Frist).
– Wozu wird einberufen (Tagesordnungspunkte als Entscheidungsgrundlage).

Der juristische Gedanke dahinter ist simpel: Eine Eigentümerversammlung ist kein Stammtisch. Sie ist das zentrale Organ der GdWE – und soll Entscheidungen ermöglichen, die später gegenüber allen wirken. Genau deshalb ist § 24 WEG so praxisrelevant.

2) Typische Praxisfallen bei der Einberufung – und wie man sie vermeidet

Falle 1: Falsche oder veraltete Eigentümerdaten
Wenn Schreiben an alte Adressen gehen oder Eigentümerwechsel nicht sauber nachgeführt sind, entstehen unnötige Angriffsflächen. Praxisregel: Eigentümerstammdaten (Adresse, Zustellanschrift, E-Mail bei vereinbarter elektronischer Kommunikation) konsequent aktuell halten.

Falle 2: Zugang statt „Absendung“
Viele Konflikte entstehen, weil Eigentümer die Einladung „zu spät“ bekommen. Entscheidend ist nicht, wann etwas gedruckt wurde, sondern dass es rechtzeitig zugeht. In der Praxis hilft eine vorausschauende Versandlogik (Pufferzeiten, dokumentierbarer Versand, saubere Ablage).

Falle 3: Ort/Zeit/Format unklar
Wenn nicht klar ist, ob es Präsenz, hybrid oder rein digital ist, kommt Unruhe auf. Sauber ist: klarer Versammlungsort, klare Uhrzeit, klare Hinweise zu Technik/Einwahl, klare Regeln für Vollmachten und Stimmabgabe.

Falle 4: „Das machen wir wie immer“ – obwohl die Gemeinschaftsordnung etwas anderes sagt
Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung können Details prägen (z. B. besondere Einberufungsformen, Vollmachtsregelungen, Sondermehrheiten, Stimmrechtslogik). Deshalb: vor jeder Versammlung kurz prüfen, ob es objektspezifische Besonderheiten gibt.

3) Die Tagesordnung ist die „Bauzeichnung“ – ohne sie wird jeder Beschluss wacklig

Die Tagesordnung ist nicht Deko, sondern der zentrale Fairness- und Transparenzanker. Eigentümer sollen vorab erkennen können:

– welche Themen entschieden werden sollen,
– welche Tragweite die Entscheidung hat (z. B. Kosten, Eingriffe, Dauer),
– ob Unterlagen/Angebote vorliegen und worauf sich der Beschluss stützen soll.

In der Praxis ist die häufigste Beschluss-Schwäche eine Tagesordnung, die „zu weich“ ist. Beispiele für problematische Formulierungen:

– „Dach“ (ohne zu sagen: Reparatur, Sanierung, Gutachten, Vergabe, Kostenrahmen).
– „Sonstiges“ (als verkappter Beschlusstop).
– „Heizung“ (ohne Leistungsbild, ohne Kostenrahmen, ohne Abgrenzung Erhaltung/bauliche Veränderung).

Werkstatt-Regel: Wenn ein Eigentümer beim Lesen der Tagesordnung nicht versteht, worüber er abstimmen soll, wird es später entweder eine Anfechtung – oder eine zähe Umsetzung mit ständigem Nachfassen.

4) Gute TOPs: So formuliert man Tagesordnungspunkte, die Entscheidungen ermöglichen

Ein guter TOP ist kurz, aber nicht kryptisch. Er sollte im Kern enthalten:

– Maßnahmenart (z. B. Gutachten, Reparatur, Erneuerung, Vergabe, Beauftragung).
– Bauteil/Ort (damit klar ist, worum es geht).
– Beschlussziel (was soll entschieden werden: ja/nein, Firma, Budget, Finanzierung, Vollmacht?).
– Dokumentbezug (Angebote, Plan, Gutachten – damit klar ist, woraus entschieden wird).

Praxisbeispiel – sauberer TOP:
– „TOP 6: Dach – Beschluss über Reparaturumfang, Vergabe an Firma X gemäß Angebot vom …, Kostenrahmen …, Finanzierung aus Rücklage / Sonderumlage“

Praxisbeispiel – sauberer TOP bei „Stufenbeschluss“:
– „TOP 7: Heizungsanlage – Beschluss über Beauftragung Energieberater zur Bestandsaufnahme (Heizlast/Optimierung), Budget …, Ergebnis als Grundlage für späteren Maßnahmenbeschluss“

Stufenbeschlüsse sind in der Praxis ein sehr gutes Mittel, wenn Eigentümer zwar handeln wollen, aber die Informationslage noch nicht belastbar genug ist, um direkt „die große Maßnahme“ zu beschließen.

5) Protokoll: Nicht nur „wer war da“ – sondern was beschlossen wurde und wie es zu lesen ist

Das Protokoll ist für die Umsetzung oft wichtiger als die Diskussion. Denn später fragt niemand mehr: „Wie war die Stimmung?“, sondern: Was ist beschlossen – mit welchem Inhalt, welchem Kostenrahmen, welchem Schlüssel, welchem Startpunkt?

Ein gutes Protokoll ist kein Roman, aber es enthält die entscheidenden Fixpunkte:

– Datum, Ort, Beginn/Ende, Versammlungsleitung.
– Anwesenheits- und Vertretungslogik (wer ist Eigentümer, wer ist Bevollmächtigter).
– Feststellungen (z. B. Beschlussfähigkeit, falls relevant).
– Beschlüsse wörtlich bzw. eindeutig: Leistungsumfang, Beauftragung, Kostenrahmen, Finanzierung, Kostenverteilung, Wirksamkeits-/Startzeitpunkt.
– Abstimmungsergebnis (klar dokumentiert).

Praxisfalle: Ein Protokoll, das Beschlüsse „verkürzt“ oder „paraphrasiert“, erzeugt später Auslegungsstreit. Der Eigentümer liest den Text anders als der Beirat, der Handwerker anders als die Verwaltung – und am Ende ist die Umsetzung blockiert.

6) „Sonstiges“: Warum dort keine tragenden Beschlüsse hingehören

„Sonstiges“ ist für Hinweise, nicht für Überraschungsentscheidungen. Sobald unter „Sonstiges“ faktisch ein Beschluss gefasst wird, entsteht das Risiko, dass Eigentümer sagen: „Damit konnte ich nicht rechnen.“

Werkstatt-Regel: Was kostenrelevant, eingriffsintensiv oder konfliktträchtig ist, gehört als klarer TOP auf die Tagesordnung – mit Unterlagen, soweit möglich. Für alles andere: Hinweis, Diskussion, Auftrag an die Verwaltung zur Prüfung – und dann Beschluss in der nächsten Versammlung oder per Umlauf, wenn zulässig.

7) Mustervorgehen für die Praxis: So baut man eine „saubere“ Versammlung auf

Ein bewährtes Grundgerüst (als Orientierung, nicht als starres Schema):

– Begrüßung, Formalien, ggf. Wahl Versammlungsleitung/Protokollführung (wenn erforderlich).
– Beschluss über Genehmigung der Tagesordnung (Transparenzanker).
– Standardthemen (Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Entlastung – je nach Objekt und zeitlicher Lage).
– Maßnahmenblöcke in logischer Reihenfolge: erst Informations-/Gutachterthemen, dann Vergaben, dann Finanzierung/Kostenverteilung, dann Umsetzungsvollmachten.
– Abschluss, Hinweise, offene Punkte als Prüfaufträge (nicht als Beschlussersatz).

Wer so strukturiert, reduziert Debatten, weil die Eigentümer den roten Faden erkennen.

8) Mini-Checkliste für Beirat und Eigentümer: „Formaler Schnelltest“ vor dem Abstimmen

– Ist der TOP so konkret, dass klar ist, worüber entschieden wird?
– Liegen Entscheidungsgrundlagen vor (Angebote, Gutachten, Vergleich)?
– Ist die Maßnahme rechtlich eingeordnet (Erhaltung nach § 19 WEG oder bauliche Veränderung nach § 20 WEG)?
– Ist die Kostenfrage im Beschluss enthalten (Kostenrahmen, Finanzierung, Schlüssel)?
– Gibt es Besonderheiten aus Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung (Stimmrecht, Sondermehrheit, Öffnungsklausel)?

Wenn diese Punkte „grün“ sind, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass der Beschluss nicht nur juristisch hält, sondern auch praktisch funktioniert.

FAQ: Einberufung, Tagesordnung, Protokoll

Warum ist die Tagesordnung so entscheidend?
Weil sie die Vorbereitung ermöglicht. Unklare TOPs erzeugen Überraschungsgefühl, Misstrauen und später Streit über Auslegung oder Zulässigkeit.

Wie detailliert muss ein Beschluss in der Tagesordnung schon sein?
So, dass klar ist, welche Entscheidung ansteht und welche Tragweite sie hat (Kosten, Umfang, Eingriff). Die endgültige Formulierung steht im Beschluss selbst – aber der TOP muss das Thema eindeutig abbilden.

Ist ein knappes Protokoll schlechter?
Nicht, wenn die Beschlüsse eindeutig dokumentiert sind. Diskussionen kann man knapp halten – aber Beschlüsse müssen „umsetzbar“ protokolliert werden.

Warum wird „Sonstiges“ immer wieder problematisch?
Weil es verführt, spontan zu beschließen. Spontan ist manchmal menschlich – aber rechtlich und praktisch oft teuer.

Fazit: Formal sauber ist nicht bürokratisch – sondern der schnellste Weg zur Umsetzung

Einberufung, Tagesordnung und Protokoll sind die Statik der Eigentümerversammlung. Wer sie sauber macht, gewinnt Zeit, reduziert Konflikte und stärkt die Handlungsfähigkeit der GdWE. Genau das ist der Kern der BeschlussWerkstatt 2026: nicht „mehr Papier“, sondern bessere Entscheidungen – rechtlich stabil und praktisch umsetzbar.

Harald Reiner, Hausverwaltung Reiner GmbH

Erschienen am 09.02.2026