Warum wir Immoware24 verwenden – und wie unsere Eigentümer & Vermieter davon profitieren

Einleitung: Software ist kein Selbstzweck – sie muss im Alltag wirken

Digitale Werkzeuge sind nur dann gut, wenn sie in der Praxis spürbar entlasten. Als Hausverwaltung Reiner GmbH verwalten wir unterschiedlichste Objekte und betreuen GdWE, Sondereigentum und Mietverwaltungen. Vor einigen Jahren haben wir – nach einem systematischen Vergleich gängiger Lösungen – eine klare Entscheidung getroffen: Immoware24 bildet unseren digitalen Kern. Warum? Weil die Software nicht nur Funktionslisten erfüllt, sondern unsere Prozesse Ende-zu-Ende abbildet: von der Anfrage im Portal bis zur revisionssicheren Buchung, vom Ticket bis zur Beschlussfassung, vom digitalen Postausgang bis zur Eigentümerversammlung.

Der Maßstab unserer Entscheidung waren Nutzen und Sicherheit für unsere Eigentümer und Vermieter: mehr Transparenz, weniger Wartezeiten, rechtssichere Abrechnungen, bessere Erreichbarkeit – und eine Lösung, die sich nachweislich weiterentwickelt. Genau das leistet Immoware24 aus unserer Sicht am stabilsten und im besten Zusammenspiel mit unseren Arbeitsweisen.

Was ist Immoware24 – in drei Sätzen

Immoware24 ist eine cloudbasierte All-in-One-Plattform speziell für die Immobilienverwaltung. Sie verknüpft Buchhaltung, Online-Banking, Dokumentenmanagement, Tickets, Eigentümerversammlungen, digitale Kommunikation und das Portal24 für Mieter & Eigentümer in einem System – sicher, zentral und ortsunabhängig. Für uns bedeutet das: weniger Medienbrüche, schnellere Abläufe und einheitliche Daten als verlässliche Grundlage für Entscheidungen.

Der Nutzen für Eigentümer (GdWE) auf den Punkt

1) 24/7-Transparenz über das Portal24

Eigentümer möchten wissen, wo ein Vorgang steht, welche Dokumente aktuell sind und wie Beschlüsse umgesetzt werden. Über das Portal24 stellen wir Abrechnungen, Protokolle, Wirtschaftspläne, Vermögensberichte oder Mitteilungen digital bereit – mit strukturierter Ablage, gezielten Freigaben und einem Self-Service-Bereich für Anfragen und Meldungen. So bleiben Informationen jederzeit abrufbar, auch mobil über die App.

2) Schnellere Reaktionszeiten durch strukturierte Anliegen

Statt langer E-Mail-Ketten nutzen Eigentümer und Bewohner schlanke Online-Formulare im Portal (z. B. Schadensmeldungen mit Foto-Upload). Diese landen bei uns direkt als Ticket in der richtigen Kategorie, inklusive aller Pflichtangaben. Das beschleunigt nicht nur die Bearbeitung, sondern verhindert Rückfragen – ein klarer Zeitgewinn für alle Beteiligten.

3) Hybride/Online-Eigentümerversammlung und digitale Umlaufbeschlüsse

Termine kollidieren, Anreisen sind weit – die Folge sind oft knappe Quoren. Mit der Online-Teilnahme und der digitalen Abbildung von Umlaufbeschlüssen senkt Immoware24 organisatorische Hürden. Wir bereiten TOPs, Stimmrechte und Beschlusstexte zentral vor; die Durchführung (inkl. Protokoll, Beschlusssammlung, Ergebnisversand) erfolgt medienbruchfrei. Das steigert die Beteiligung und macht Entscheidungen planbarer.

4) Rechtssichere Abrechnungen und klare Finanzübersichten

BGH-konforme Hausgeldabrechnungen, saubere Wirtschaftspläne, transparente Rücklagenentwicklung: Für Eigentümer zählt die Nachvollziehbarkeit. Immoware24 ermöglicht exakt das – inklusive Vermögensbericht und getrennter Betrachtung von GdWE und Sondereigentum. Die Zahlen sind jederzeit prüfbar und revisionsfest dokumentiert.

5) Datensicherheit made in Germany

Sensible Verwaltungsdaten gehören in ein sicheres Umfeld. Immoware24 setzt auf zertifizierte Rechenzentren, moderne Verschlüsselung, regelmäßige Backups und DSGVO-konforme Prozesse. Für unsere Eigentümer bedeutet das: hoher Schutzstandard und verlässliche Verfügbarkeit – ohne lokale Serverrisiken bei uns vor Ort.

Der Nutzen für Vermieter & Sondereigentümer

1) GoBD-konforme Buchhaltung – ohne Excel-Schattenwelten

Mieten, Vorschüsse, Nebenkosten, Heizkosten, Mahnwesen: Wir bilden das komplette Rechnungswesen digital ab – mit doppelter Buchführung, periodensicheren Abschlüssen und revisionssicheren Stornos. Für Vermieter heißt das: eine saubere, prüfungstaugliche Finanzbasis und jederzeit auswertbare Kennzahlen.

2) Integriertes Online-Banking (EBICS/FinTS) & intelligente Zahlungszuordnung

Kontoauszüge werden automatisch importiert, Lastschriften/Überweisungen sind direkt aus der Software möglich, Zahlungen werden mit offenen Posten intelligent abgeglichen. Das reduziert Zahlendreher und spart täglich Zeit – bei gleichzeitig höherer Transparenz über Liquidität und Rückstände.

3) Digitaler Postausgang inkl. E-POST-Brief & Portal-Freigaben

Ob Abrechnung, Einladung oder Mahnung: Wir versenden Dokumente digital – per E-Mail, über das Portal24 (mit Download-Protokoll) oder als E-POST-Brief direkt aus der Software, auf Wunsch auch als Einschreiben. Das spart Porto und Wege, bündelt Sendungen (Sammler-Funktion) und ist lückenlos nachvollziehbar.

4) Ticketsystem & Auftragsmanagement

Vorgänge bleiben nicht liegen: E-Mails lassen sich in Tickets verwandeln, Status und Verantwortlichkeiten sind klar sichtbar, die Kommunikation mit Handwerkern (Kostenvoranschläge, Aufträge, Rückmeldungen) läuft im selben Vorgang. Eigentümer und Mieter können im Portal kommentieren und Unterlagen ergänzen – alles bleibt zentral dokumentiert.

5) E-Rechnungsverarbeitung & KI-gestützte Dokumentenerkennung

Eingangsrechnungen im XML-/ZUGFeRD-Format werden strukturiert übernommen, PDFs automatisch erkannt. Aus dem Posteingang erzeugen wir auf Knopfdruck Buchungsvorschläge, prüfen und geben diese frei. Das senkt Fehler, beschleunigt die Ablage und schafft Freiräume für die fachliche Kontrolle.

Moderne Kommunikation: nahbar, schnell und dokumentiert

Kommunikation entscheidet über Zufriedenheit. Immoware24 führt alle Kanäle in einem System zusammen: integrierter E-Mail-Client, Portal-Benachrichtigungen und – wenn gewünscht – KI-Module, die Anrufe transkribieren, Tickets automatisch anlegen, E-Mails zusammenfassen und Textvorschläge generieren. Das ist kein Selbstzweck, sondern ein Beschleuniger für bessere Servicequalität: Anliegen laufen strukturiert ein, die Zuordnung ist richtig, und unsere Antwortzeiten sinken.

Warum wir uns damals für Immoware24 entschieden haben

Wir haben uns die Branche genau angesehen. Viele Programme glänzen in Teilbereichen – etwa Buchhaltung, Banking oder DMS. Uns überzeugte Immoware24, weil es die Verzahnung liefert: Banking trifft Buchhaltung, Tickets verknüpfen DMS und Kommunikation, Portal & E-Post reduzieren Papierpost, Versammlungen und Umlaufbeschlüsse sind im selben Ökosystem organisiert. Für unsere Teams bedeutet das weniger Reibungsverluste; für Eigentümer und Vermieter bedeutet es: schnellere Ergebnisse und bessere Nachvollziehbarkeit.

Ein weiterer, entscheidender Punkt ist die Weiterentwicklung: Immoware24 liefert fortlaufend neue Funktionen (z. B. KI-Assistenten, Portal-Ausbau, Verbesserungen im Online-Banking) und reagiert auf gesetzliche Änderungen. Hinter der Software steht ein großes, spezialisiertes Team, das Kundenfeedback ernst nimmt – für uns ein zentrales Qualitätskriterium bei einer Langfrist-Partnerschaft.

Wo wir Verbesserungspotenzial sehen – und wie wir damit umgehen

Keine Software ist perfekt. Entscheidend ist, wie ein Anbieter mit Feedback umgeht. In unserem Alltag gibt es immer wieder Ideen für Feinschliff – etwa bei Eingabemasken, Auswertungen oder kleinen Automatisierungen. Wir spiegeln solche Punkte strukturiert zurück und erleben die Weiterentwicklung als konstruktiven Prozess. Unser Eindruck: Genau dieses Miteinander macht die Lösung von Jahr zu Jahr reifer und unseren Betrieb messbar effizienter.

Praxisbeispiele: So spüren Eigentümer & Vermieter die Vorteile

1) Heizungsausfall am Wochenende

Über das Portal meldet ein Bewohner eine Störung mit Foto; der KI-Anrufbeantworter hat parallel eine Nachricht erfasst und automatisch ein Ticket angelegt. Das Ticket löst eine Handwerkeranfrage aus, der Rückruf wird im Vorgang dokumentiert, und der Vermieter sieht den Bearbeitungsstatus. Nach Erledigung wird die Rechnung digital geprüft, dem Vorgang zugeordnet und in der Buchhaltung verbucht. Ergebnis: schnellere Hilfe, klare Kommunikation, vollständige Akte.

2) Eigentümerversammlung mit Online-Teilnahme

TOPs und Beschlusstexte sind vorbereitet, Stimmrechte hinterlegt. Einige Eigentümer nehmen online teil; die Abstimmung wird erfasst, das Protokoll samt Beschlusssammlung steht anschließend im Portal bereit. Reisezeiten entfallen, die Beteiligung steigt, und die Umsetzung von Maßnahmen kann zügiger starten.

3) Jahreswechsel & Abrechnungsphase

Durch automatisierten Kontoauszugsimport und intelligente Zahlungszuordnung sind Offene Posten aktuell; Mahnläufe starten auf Knopfdruck. Eingangsrechnungen werden via E-Rechnung/Erkennung vorgemerkt, geprüft und freigegeben. Hausgeld- und Nebenkostenabrechnungen sind BGH-/GoBD-konform und für Eigentümer im Portal nachvollziehbar – inklusive Vermögensbericht und Rücklagenentwicklung.

4) Digitaler Postausgang statt Papierstapel

Abrechnungen, Einladungen oder Beschlüsse versenden wir digital – per E-Mail, Portal-Freigabe oder E-POST-Brief, je nach Empfängerpräferenz. Sendungen werden gebündelt, der Zustellstatus ist einsehbar. Das spart Aufwand, Porto und Zeit – bei gleichzeitig höherer Nachweisbarkeit.

Fragen, die wir häufig hören – und unsere Antworten

Ist das Portal auch als App verfügbar?

Ja. Portal24 gibt es als Webversion und als App (iOS/Android). So bleiben Dokumente, Meldungen und Mitteilungen auch unterwegs verfügbar.

Wie sicher sind unsere Daten?

Immoware24 setzt auf zertifizierte Rechenzentren, moderne Verschlüsselung und tägliche Backups. Unsere Prozesse sind auf Datenschutz und Nachvollziehbarkeit ausgerichtet, und wir verzichten auf unsichere Insellösungen.

Wie „rechtssicher“ sind Abrechnungen und Prozesse?

Die Kombination aus GoBD-konformer Buchhaltung, periodensicheren Abschlüssen, BGH-konformen Abrechnungen/Wirtschaftsplänen und sauberer Beschlusssammlung sorgt für geprüfte Qualität – von der Buchung bis zum Protokoll.

Was bringt die Online-Eigentümerversammlung wirklich?

Sie schafft Flexibilität: höhere Teilnahme, weniger Terminprobleme, transparente Ergebnisse, schnelle Protokollierung und direkte Bereitstellung im Portal. Aufwand und Kosten sinken – die Entscheidungsfähigkeit der GdWE steigt.

Können E-Rechnungen und PDF-Rechnungen verarbeitet werden?

Ja. E-Rechnungen (z. B. ZUGFeRD/XRechnung) werden strukturiert übernommen; PDFs erkennt die KI und erstellt Buchungsvorschläge. Beides beschleunigt Prüfung, Freigabe und Ablage.

Unterstützt die Software unsere Apple-Arbeitsweise?

Wir arbeiten Apple-zentriert; das Portal ist als iOS-App verfügbar und browserbasiert nutzbar. Für unsere Teams und Kunden zählt: auf allen Geräten sicher und komfortabel arbeiten – ohne lokale Installationen.

Fazit: Mehr Klarheit, mehr Tempo, mehr Zufriedenheit

Immoware24 ist für uns kein „Tool“, sondern die Arbeitsumgebung für moderne Verwaltung. Eigentümer erhalten Transparenz, rechtssichere Ergebnisse und bessere Erreichbarkeit. Vermieter gewinnen Zeit, Zuverlässigkeit und planbare Prozesse. Wir als Verwaltung profitieren von durchgängigen Workflows und einer Plattform, die sich sichtbar weiterentwickelt. Genau deshalb verwenden wir Immoware24 – im Interesse unserer Kunden und der Qualität, die wir jeden Tag liefern wollen.

Kontakt & Zugang

Sie sind Eigentümer oder Vermieter und möchten Zugang zum Portal erhalten? Sprechen Sie uns an – wir senden Ihnen die Einladung. Fragen zu Funktionen beantworten wir gern persönlich.