Jahresabrechnung Sonderkosten: Einzelbelastung von Eigentümern rechtssicher abbilden – Stand 2025

Kernaussage

– In der Jahresabrechnung dürfen Sonderkosten ausgewiesen und einem einzelnen Eigentümer belastet werden, wenn hierfür ein materieller Rechtsgrund besteht (z. B. Schadensersatz oder Aufwendungsersatz wegen pflichtwidrigen Verhaltens, Verzug, Störung der Maßnahme, schuldhafte Mehrkosten).

– Erforderlich sind zwei Ebenen: (1) eine beschlossene Anspruchsgrundlage bzw. festgestellte Verpflichtung (z. B. Eigentümerbeschluss über Geltendmachung, Vergleich, Titel) und (2) die technisch korrekte Abbildung in der Jahresabrechnung der Gemeinschaft.

– Seit dem WEMoG (01.12.2020) liegt die Aktivlegitimation für Ansprüche aus dem Gemeinschaftsverhältnis bei der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE), § 9a WEG. Die Bezeichnung der Partei in Verfahren und Beschlüssen muss GdWE lauten; Vertretung durch den Verwalter, § 9b WEG.

Ausgangspunkt: Der „Hamburg-Fall“ (2009) und seine Tragweite

– Ausgangslage: Balkonsanierung per Beschluss. Eine Eigentümerin verweigert, löst Verzögerung/Mehrkosten aus. Die Gemeinschaft beschließt, den Schaden bei der Verursacherin geltend zu machen. In der nächsten Jahresabrechnung werden die Sonderkosten allein dieser Eigentümerin zugewiesen. Sie zahlt nicht. Klage der Gemeinschaft. Ergebnis: zulässig, weil die Belastung auf wirksamer Anspruchsgrundlage beruhte und in der Abrechnung als Sonderkosten ausgewiesen werden durfte (OLG Hamburg, 04.06.2009, 2 Wx 30/08).

– Kerngedanke: Die Jahresabrechnung ist das Rechnungswerk über Einnahmen/Ausgaben des Wirtschaftsjahres. Sie darf individualisierte Kosten ausweisen, wenn rechtswirksam bestimmt ist, wer sie schuldet. Sie ist nicht der Ort, um erstmals konstitutiv eine Schuld „zu erfinden“.

Rechtsrahmen 2010 vs. heute

Damals (bis 30.11.2020)

– Mischsystem: Teilweise Individual- und Verbandslösung. Oft wurde noch mit der „WEG“ oder „übrigen Eigentümern“ prozessiert. Beschlusskompetenz zur Geltendmachung von Schäden/Mehrkosten gegenüber Mitgliedern aus der ordnungsmäßigen Verwaltung abgeleitet.

– Jahresabrechnung: Anforderungen richterrechtlich ausgeformt (Gesamt- und Einzelabrechnung, Abrechnungsspitze, Darstellung der Rücklage). Individualisierte Kosten bereits damals zulässig, wenn materiell begründet.

Heute (seit 01.12.2020, WEMoG)

– Verbandslösung kodifiziert: GdWE ist Rechtsträgerin, § 9a WEG. Vertretung nach außen: Verwalter, § 9b WEG.

– Kosten/Lasten: § 16 WEG. Wirtschaftsplan/Jahresabrechnung: § 28 WEG. Beschlüsse zur Einforderung von Vorschüssen und Nachschüssen sind klar normiert.

– Bauliche Maßnahmen: § 20 WEG (privilegierte Maßnahmen, Zustimmungstatbestände). Bei Sonderkosten aus Verzögerung/Duldungsverweigerung greift regelmäßig die Pflichtenkaskade aus § 14 WEG (Pflichten der Eigentümer) i. V. m. § 19 WEG (ordnungsmäßige Verwaltung) und § 280 BGB (Schadensersatz).

Was sind „Sonderkosten“ im Sinn der Jahresabrechnung?

– Arbeitsdefinition: Kosten, die nicht nach dem allgemeinen Verteilungsschlüssel (§ 16 WEG, Gemeinschaftsordnung, Beschluss) zu verteilen sind, sondern konkret einem Eigentümer zugeordnet werden, weil er sie verursacht oder zu tragen hat (Rechtsgrund).

– Typische Beispiele:

Verzögerungs- und Zusatzkosten durch verweigerte Duldung einer Sanierung (z. B. unentschuldigtes Nichtgewähren des Zutritts, § 14 WEG).
Schadensersatz wegen pflichtwidriger Nutzung (z. B. Wasserschaden durch unsachgemäße Installation im Sondereigentum, Verursacher trägt Folgekosten am Gemeinschaftseigentum).
Rechtsverfolgungskosten bei Hausgeldverzug (Verzugszinsen, Mahn-/RA-Kosten, soweit ersatzfähig).
Sondernutzung eines Gemeinschaftsteils entgegen Ordnung, die Mehrkosten auslöst (Reinigung, Wiederherstellung).
Versicherungsfälle mit Selbstbehalt, der nach Verursacherprinzip aufgeteilt wird, wenn Beschluss-/Ordnungslage dies vorsieht.

Zulässigkeit der Einzelbelastung – Voraussetzungen

– 1) Materieller Anspruch: Es muss ein Rechtsgrund gegen den betroffenen Eigentümer bestehen (gesetzlich, vertraglich, GO/Beschlusslage). Regelpfade: § 280 BGB (Pflichtverletzung), § 249 ff. BGB (Schaden), § 14 WEG (Pflichten), § 19 WEG (Ordnung).

– 2) Beschluss-/Titellage: Die GdWE beschließt, den Anspruch geltend zu machen (Forderungsbeschluss) und ggf. einzufordern. Vergleich/Titel ersetzen den Beschluss.

– 3) Schlüssige Darstellung in der Abrechnung: Ausweis als Einnahme/Ausgabe und Einzelbelastung in der entsprechenden Einzelabrechnung, mit Belegverweis und Beschlussdatum.

– 4) Beachtung von Verjährung: Regelmäßig 3 Jahre (§§ 195, 199 BGB). Hemmung durch Klage/Mahnbescheid beachten.

Abgrenzung: Was die Jahresabrechnung nicht darf

– Die Abrechnung ist kein Strafzettel. Ohne Rechtsgrund keine Einzelbelastung.

– Sie ist keine konstitutive Anspruchsbegründung. Die materielle Entscheidung (wer zahlt warum?) fällt außerhalb der Abrechnung: durch Gesetz, GO, Vereinbarung, Vergleich, Beschluss über Geltendmachung oder gerichtliche Entscheidung.

– Keine verdeckte Sonderumlage durch „Sonderkosten“, wenn tatsächlich ein allgemeiner Aufwand vorliegt. Sonderumlagen sind gesondert zu beschließen (§ 16, § 28 WEG).

Technische Abbildung in der Jahresabrechnung (§ 28 WEG)

– Gesamtabrechnung: Vollständige Darstellung aller Einnahmen und Ausgaben des Wirtschaftsjahres, inkl. buchhalterischer Bewegungen der Instandhaltungsrücklage (Zuführung, Entnahme, Salden).

– Einzelabrechnung: Zuordnung der Abrechnungsspitze je Einheit. Sonderkosten werden in der Einzelabrechnung als zusätzliche Position ausgewiesen, mit Bezug auf den Geltendmachungsbeschluss/Beleg. Sie erhöhen die Abrechnungsspitze nur bei der betroffenen Einheit.

– Rücklage: Entnahmen für allgemeine Maßnahmen erfolgen über die Gesamtabrechnung. Erstattet der Verursacher den Schaden (Einzahlung), wird die Position als sonstige Einnahme verbucht; optional Zuführung zur Rücklage per Beschluss.

– Transparenz: In den Abrechnungserläuterungen kurz die Rechtsgrundlage nennen (z. B. „Sonderkosten gem. Beschluss vom …, TOP …; Ursache: …; Betrag: …“). So bleibt die Einzelbelastung nachvollziehbar.

„Jahresabrechnung Sonderkosten“ in der Praxis – Schritt-für-Schritt

1. Sachverhalt sichern

– Vorkommnis dokumentieren (Fotos, Protokolle, E-Mail/Schriftverkehr, Handwerkerberichte). Bezifferbaren Schaden/Mehrkosten aufstellen.

2. Rechtliche Einordnung

– Pflichtverletzung prüfen (§ 14 WEG, GO, Hausordnung, Beschlüsse). Anspruchsgrund (BGB/WEG). Ursächlichkeit und Verschulden darlegen.

3. Vorbereitende Beschlussfassung

– Beschluss über die Geltendmachung des Anspruchs (Forderungsbeschluss). Optional: Einzug über Abrechnung, Mahnverfahren, Klageweg bei Nichtzahlung.

4. Zahlungsaufforderung

– An den betroffenen Eigentümer: Fristsetzung, Kontodaten der GdWE, Hinweis auf Verzugszinsen (§§ 286, 288 BGB), Verweis auf Beschluss.

5. Abbildung in der Abrechnung

– Einnahmen-/Ausgabenkonten sauber bebuchen; in der Einzelabrechnung der Einheit als Sonderkosten ausweisen; Erläuterung beifügen.

6. Einforderung/Beitreibung

– Bei Nichtzahlung: Mahnverfahren (§§ 688 ff. ZPO) oder Klage. Klägerin ist die GdWE (§§ 9a, 9b WEG), nicht „die übrigen Eigentümer“.

Typische Fallgruppen

Verweigerte Duldung baulicher Maßnahmen

– Eigentümer lässt Handwerker trotz Ankündigung nicht in die Einheit; Gerüst steht länger, Anfahrt doppelt. Mehrkosten sind verursacht und als Sonderkosten belastbar, wenn Beschlusslage und Nachweise vorliegen.

Schaden aus Sondereigentum

– Defekter Anschluss verursacht Wasserschaden an Gemeinschaftseigentum. Versicherung zahlt abzüglich Selbstbehalt. Der Selbstbehalt kann über Beschluss verursachergerecht dem Eigentümer auferlegt und in der Abrechnung als Sonderkosten ausgewiesen werden.

Rechtsverfolgungskosten

– Hausgeldverzug: Verzugszinsen (§ 288 BGB) und vorgerichtliche RA-Kosten als Verzugsschaden. Ausweis in der Einzelabrechnung als Sonderkosten der säumigen Einheit.

Missbrauch von Gemeinschaftsflächen

– Unerlaubte Nutzung (Lagerung, Verschmutzung) löst zusätzliche Reinigung aus. Bei gesicherter Verursachung und Beschluss: Einzelbelastung zulässig.

Seit 2010 maßgebliche Entwicklungen

– WEMoG (01.12.2020): GdWE als Rechtsträger (§ 9a), Vertretung (§ 9b), klare Systematik zu Wirtschaftsplan, Vorschüssen, Nachschüssen (§ 28 WEG), Kosten (§ 16 WEG). Die Einzelbelastung in der Abrechnung bleibt möglich, aber gehört handwerklich sauber verbucht.

– Abrechnungspraxis: Gerichte verlangen Transparenz. Sonderkosten sind klar beschriftet und belegt auszuweisen. Unklare Sammelpositionen werden beanstandet.

– Innenausgleich statt Rückzahlung: Bei erfolgreicher Anfechtung einer Jahresabrechnung führt dies nicht zur Rückzahlung bereits geleisteter Beträge, sondern zur Erstellung korrigierter Abrechnungen (Vorrang des Innenausgleichs). Das reduziert Liquiditätsrisiken der GdWE.

– Digitale Beschlussfassung: Einladungen und Versammlungen wahrten während der Pandemie besondere Rücksicht, die Rechtsprechung akzeptierte werbende Hinweise auf Vollmachten, solange das Recht zur Präsenzteilnahme unangetastet blieb. Für die Abrechnung bleibt wesentlich: rechtssichere Beschlüsse.

Gestaltung der Beschlüsse – Musterbausteine

Forderungsbeschluss

– „Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer [Adresse] beschließt, gegenüber der Einheit [Nr., Eigentümer] einen Schadensersatzanspruch in Höhe von [€] wegen der durch die Verweigerung der Duldung der Balkonsanierung am [Datum] verursachten Mehrkosten geltend zu machen. Die Verwaltung wird beauftragt, die Forderung binnen [Frist] einzuziehen und bei Nichtzahlung Mahn-/Klageverfahren einzuleiten.“

Abrechnungs-/Darstellungsbeschluss

– „Soweit Sonderkosten nachweislich einem Eigentümer zuzurechnen sind, werden diese in der Jahresabrechnung als Sonderkosten ausgewiesen und der betreffenden Einheit individuell belastet; Grundlage sind die Belege [Nr.] und Beschlüsse [Datum/TOP].“

Typische Fehler

– Keine Rechtsgrundlage: „Strafkosten“ ohne Anspruchsgrund – anfechtbar.

– Falsche Partei: Klage/ Mahnbescheid durch „übrige Eigentümer“. Korrekt ist die GdWE (§§ 9a, 9b WEG).

– Intransparente Abrechnung: Sonderkosten ohne Erläuterung, ohne Belegverweis.

– Vermengung: Allgemeine Maßnahmekosten als „Sonderkosten“ verbuchen, obwohl Verursachung nicht nachweisbar.

– Verjährung verschlafen: Nicht rechtzeitig geltend gemacht; Hemmung versäumt.

FAQ „Jahresabrechnung Sonderkosten“

– Darf die Verwaltung ohne Beschluss belasten? Nur wenn der Anspruch eindeutig ist, ein klarer Rechtsgrund vorliegt und die GO es vorsieht. Sicherer ist ein Beschluss.

– Reicht ein Mehrheitsbeschluss, um „Schuld“ festzustellen? Ein Beschluss kann die Geltendmachung und Abbildung regeln. Die materielle „Schuld“ folgt aus Gesetz/Tatbestand. Bestreitet der Betroffene, ist ggf. der Gerichtsweg zu gehen.

– Muss die Sonderkosten-Position in der Einzelabrechnung stehen? Ja, sie betrifft nur diese Einheit. In der Gesamtabrechnung erscheint sie als Einnahme/Ausgabe je nach Zahlungsfluss.

– Was, wenn später das Gericht anders entscheidet? Dann erfolgt der Innenausgleich über korrigierte Abrechnungen. Eine generelle „Rückabwicklung“ via Bereicherungsrecht in die Gemeinschaftskasse ist nicht der Weg der Wahl.

– Können Versicherungs-Selbstbehalte als Sonderkosten auferlegt werden? Ja, wenn Verursachung gesichert ist, die Ordnung/GO/Beschluss dies vorsieht und der Betrag angemessen ist.

– Wie ist mit Anwalts-/Mahnkosten umzugehen? Bei Verzug sind diese ersatzfähig und in der Einzelabrechnung als Sonderkosten auszuweisen.

– Was ist mit Bußgeldern/Ordnungswidrigkeiten? Nur wenn kausal durch das Verhalten des Eigentümers verursacht und rechtlich zulässig, können sie individuell umgelegt werden; sonst Gemeinschaftskosten.

Controlling und Buchhaltung

– Kontenplan: Eigenes Unterkonto „Sonderkosten individuelle Einheit“; Gegenkonto „sonstige Erträge“ bei Zahlungseingang.

– Belegwesen: Für jede Sonderkostenposition Belegpaket (Schaden, Ursache, Anspruch, Beschluss, Mahnung, Zahlung).

– Rücklage: Entnahmen/Erstattungen sauber abbilden; keine Vermischung mit Vorschüssen, außer durch ausdrücklichen Beschluss (Zuführung).

Kommunikation mit dem betroffenen Eigentümer

– Sachlich, beleggestützt, fristgebunden. Klare Darstellung der Rechtsgrundlage.

– Hinweis auf Rechtsfolgen des Verzugs (Zinsen, Kosten). Angebot zur Anhörung vor Beschlussfassung schafft Akzeptanz.

Beispieltext „Erläuterung Sonderkosten“ in der Einzelabrechnung

– „Sonderkosten, Einheit 12: Mehrkosten Balkonsanierung (zusätzliche Gerüststandtage/Anfahrten) am 14.–16.05.2025 infolge verweigerter Duldung (nicht gewährter Zutritt). Geltendmachung gem. Beschluss v. 20.06.2025, TOP 6. Belege: Rg. Nr. 2025-117, Baustellenprotokoll 15.05.2025. Betrag: 1.323,25 €.“

Do’s & Don’ts

Rechtsgrund klären, Beschluss fassen, transparent abrechnen.
GdWE als Anspruchsinhaberin konsequent führen (§§ 9a, 9b WEG).
Verjährung im Blick, Hemmung nutzen.
Belege bündeln, Erläuterungen prägnant.

Don’t

„Sonderkosten“ als Sanktionsinstrument ohne Rechtsgrund.
Falsche Parteibezeichnung („übrige Eigentümer“).
Unklare Sammelpositionen ohne Beleg- und Beschlussverweis.
Selbstbehalte/Schäden pauschal verteilen, wenn Verursachung feststeht.

Verzahnung mit Wirtschaftsplan/Nachschuss

– Vorschüsse (Wirtschaftsplan, § 28 WEG) laufen unabhängig. Sonderkosten fließen in die Jahresabrechnung ein und erhöhen nur die Abrechnungsspitze der betroffenen Einheit.

– Nachschuss: Betrifft die Gemeinschaft; Einzelbelastungen bleiben davon unberührt, außer die Sonderkosten wurden als allgemeiner Aufwand verbucht (fehlerhaft).

Rolle des Verwalters (§ 27 WEG)

– Der Verwalter hat die Pflicht zur ordnungsmäßigen Buchführung, zur Erstellung von Wirtschaftsplan/Jahresabrechnung (§ 28 WEG) und zur Umsetzung der Beschlüsse. Sonderkosten sind korrekt zu erfassen und transparent darzustellen.

– In Bagatellfällen kann er im Rahmen seiner Befugnisse (§ 27 WEG) handeln; bei strittigen Sachverhalten ist die Beschlussfassung der sichere Weg.

Schlussbild: „Jahresabrechnung Sonderkosten“ als Steuerungsinstrument

– Die Möglichkeit, Sonderkosten individuell auszuweisen, ist kein Selbstzweck, sondern ein präzises Instrument für Gerechtigkeit in der Kostenverteilung: Wer verursacht, zahlt. Zugleich wird die Gemeinschaft vor „Kollektivierung“ individueller Fehlverhalten geschützt.

– Die rechtssichere Anwendung setzt saubere Beschlussarbeit, Belegführung und transparente Abrechnung voraus. Mit der Verbandslösung des WEMoG ist der Rechtsrahmen heute klarer als 2010 – genutzt werden muss er dennoch handwerklich korrekt.

Ursprünglicher Artikel: Oktober 2010 – „Wohnungseigentümer in Jahresabrechnung mit Sonderkosten belastet“

Aktualisiert am 14.10.2025 von Harald Reiner, Hausverwaltung Reiner GmbH

Wohnungseigentümer in Jahresabrechnung mit Sonderkosten belastet