BeschlussWerkstatt 2026 (November): Verwaltung und Verwaltungsbeirat – Aufgaben, Befugnisse, Kontrolle und rechtliche Grenzen

Wer entscheidet in der GdWE, was darf die Hausverwaltung und welche Aufgaben hat der Verwaltungsbeirat? Der November-Beitrag der BeschlussWerkstatt 2026 erklärt §§ 27 und 29 WEG, die aktuelle BGH-Rechtsprechung zur Übertragung von Entscheidungsbefugnissen, Kontrollrechte, Haftung und die Grenzen der Verwaltungstätigkeit. Mit Praxisbeispielen, Beschlussmustern und FAQ.

Einleitung: Eine funktionierende GdWE braucht klare Zuständigkeiten – keine zweite Verwaltung

Wer entscheidet über Reparaturen? Darf die Verwaltung eigenständig Aufträge vergeben? Muss der Verwaltungsbeirat jeder größeren Ausgabe zustimmen? Kann ein einzelner Eigentümer verlangen, dass die Verwaltung einen bestimmten Handwerker beauftragt? Und wer ist verantwortlich, wenn eine Maßnahme nicht umgesetzt wird?

Diese Fragen gehören zum Alltag einer Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE). Sie führen regelmäßig zu Diskussionen, obwohl das Wohnungseigentumsgesetz die grundlegenden Zuständigkeiten vergleichsweise klar regelt.

Besonders häufig werden dabei drei Funktionen miteinander verwechselt:

• Die GdWE: Sie ist Trägerin der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums und trifft durch ihre Wohnungseigentümer die grundlegenden Entscheidungen.
• Die Verwaltung: Sie organisiert und führt die Verwaltung im Rahmen ihrer gesetzlichen, vertraglichen und durch Beschluss übertragenen Befugnisse durch.
• Der Verwaltungsbeirat: Er unterstützt und überwacht die Verwaltung, ist aber grundsätzlich kein eigenständiges Entscheidungsorgan der Gemeinschaft.

Hinzu kommt eine vierte Ebene, die häufig unterschätzt wird: die Verantwortung jedes einzelnen Wohnungseigentümers. Denn nicht jede Angelegenheit innerhalb einer Wohnanlage ist automatisch eine Aufgabe der Gemeinschaft oder der bestellten Hausverwaltung.

Eine professionelle Verwaltung muss rechtliche, kaufmännische und organisatorische Aufgaben zuverlässig erfüllen. Sie ist aber nicht gleichzeitig Architekturbüro, Sachverständigenorganisation, Rechtsanwaltskanzlei und persönliche Mietverwaltung sämtlicher Eigentümer.

Ebenso wenig sollte der Verwaltungsbeirat zu einer zusätzlichen Verwaltungsebene werden, bei der jede Rechnung, jeder Handwerkertermin und jede organisatorische Entscheidung mehrfach abgestimmt werden muss.

Die entscheidende Frage lautet deshalb: Wie verteilt das Gesetz die Verantwortung, und wie kann eine GdWE diese Zuständigkeiten so ausgestalten, dass sie rechtssicher und gleichzeitig handlungsfähig bleibt?

Genau darum geht es in diesem November-Beitrag der BeschlussWerkstatt 2026.

1) Die rechtliche Grundordnung: Wer verwaltet das Gemeinschaftseigentum?

Seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes zum 1. Dezember 2020 ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer noch deutlicher als eigenständiger Rechtsträger ausgestaltet.

Nach § 18 Abs. 1 WEG obliegt die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums der GdWE.

Die Gemeinschaft nimmt ihre Aufgaben durch ihre gesetzlichen Organe und durch Beschlüsse der Wohnungseigentümer wahr.

Für die Aufgabenverteilung sind insbesondere folgende Vorschriften maßgeblich:

• § 18 WEG: Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums und Ansprüche der Wohnungseigentümer auf ordnungsmäßige Verwaltung.
• § 19 WEG: Regelung der Verwaltung und Benutzung durch Beschluss.
• § 26 WEG: Bestellung und Abberufung des Verwalters.
• § 27 WEG: Aufgaben und Befugnisse des Verwalters.
• § 29 WEG: Verwaltungsbeirat und dessen Aufgaben.
• § 9b WEG: Gerichtliche und außergerichtliche Vertretung der Gemeinschaft.

Dabei ist zwischen der Verantwortung der GdWE und den Aufgaben des Verwalters zu unterscheiden.

Die Gemeinschaft ist beispielsweise dafür verantwortlich, dass das gemeinschaftliche Eigentum ordnungsgemäß erhalten wird. Die Verwaltung hat die hierfür erforderlichen organisatorischen Maßnahmen im Rahmen ihrer Befugnisse durchzuführen beziehungsweise entsprechende Entscheidungen vorzubereiten.

Die Eigentümer können sich deshalb nicht darauf beschränken, sämtliche Entscheidungen an die Verwaltung weiterzureichen. Umgekehrt darf die Verwaltung nicht jede Entscheidung eigenständig treffen, wenn hierfür weder eine gesetzliche noch eine durch Beschluss begründete Befugnis besteht.

Praxis-Hinweis: Eine ausführliche Darstellung der gesetzlichen Befugnisse findet sich auch in unserem Fachbeitrag § 27 WEG – Aufgaben und Befugnisse des Verwalters.

2) Welche Aufgaben hat die Verwaltung nach § 27 WEG?

Eine der wichtigsten Vorschriften für die tägliche Arbeit einer Hausverwaltung ist § 27 WEG.

Nach § 27 Abs. 1 WEG ist der Verwalter gegenüber der Gemeinschaft berechtigt und verpflichtet, Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die:

• untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder
• zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind.

Diese beiden Fallgruppen bilden die Grundlage für die eigenständige Handlungsfähigkeit der Verwaltung.

2.1 Laufende Verwaltungsmaßnahmen von untergeordneter Bedeutung

Zur laufenden Verwaltung gehören zahlreiche organisatorische und kaufmännische Tätigkeiten.

Beispiele sind:

• Beauftragung kleinerer Reparaturen im Rahmen der bestehenden Befugnisse.
• Organisation wiederkehrender Wartungsleistungen.
• Bearbeitung von Störungs- und Schadensmeldungen.
• Koordination bestehender Dienstleistungsverträge.
• Veranlassung notwendiger kleinerer Erhaltungsmaßnahmen.
• Bearbeitung laufender kaufmännischer Vorgänge.
• Kontrolle und Zahlungsabwicklung ordnungsgemäßer Rechnungen.

Ob eine Maßnahme noch von untergeordneter Bedeutung ist, hängt vom Einzelfall ab.

Dabei spielen insbesondere die Größe der Gemeinschaft, die wirtschaftlichen Auswirkungen und die Bedeutung der Entscheidung eine Rolle.

Beispiel: In einer Wohnanlage mit 80 Einheiten muss eine defekte gemeinschaftliche Türschließanlage für 450 EUR repariert werden.

Eine solche Maßnahme kann typischerweise zum laufenden Aufgabenbereich der Verwaltung gehören.

Anders wäre beispielsweise die vollständige Erneuerung einer aufwendigen elektronischen Zutrittsanlage für 45.000 EUR zu beurteilen.

Hier dürfte regelmäßig eine grundlegende Entscheidung der Eigentümer erforderlich sein, sofern nicht bereits eine ausreichende Beschlussgrundlage oder besondere Ermächtigung besteht.

Wichtig: Das Gesetz nennt keinen allgemeinen Eurobetrag, bis zu dem eine Verwaltung immer selbst entscheiden darf. Feste Grenzen können durch einen Beschluss der Eigentümer festgelegt werden.

2.2 Maßnahmen zur Fristwahrung und Abwendung von Nachteilen

Die zweite gesetzliche Fallgruppe betrifft Situationen, in denen sofortiges Handeln erforderlich ist.

Hierzu können beispielsweise gehören:

• Sicherung eines erheblichen Wasserschadens.
• Behebung einer akuten Gefahrenquelle am Gemeinschaftseigentum.
• Veranlassung einer erforderlichen Notmaßnahme bei einem Heizungsausfall.
• Wahrung wichtiger rechtlicher oder vertraglicher Fristen.
• Abwendung unmittelbar drohender wirtschaftlicher Nachteile für die Gemeinschaft.

In diesen Fällen wäre es nicht sachgerecht, wenn die Verwaltung zunächst mehrere Wochen auf die nächste Eigentümerversammlung warten müsste.

Die gesetzliche Befugnis ist jedoch nicht mit einer unbegrenzten Entscheidungsfreiheit gleichzusetzen.

Praxisbeispiel: Nach einem Sturm drohen Teile einer Fassadenverkleidung herabzufallen.

Die Verwaltung muss die erforderliche Gefahrenabwehr organisieren. Dazu können eine Absperrung und die kurzfristige Beauftragung eines Fachunternehmens gehören.

Eine umfassende Fassadensanierung mit einem erheblichen Kostenvolumen ist damit jedoch nicht automatisch vollständig von der gesetzlichen Notfallbefugnis gedeckt.

Nach Sicherung der Gefahrenstelle müssen die notwendigen Grundlagen für die weitere Entscheidung vorbereitet werden.

Werkstatt-Regel: Die Verwaltung muss bei konkreter Dringlichkeit handeln können. Sie darf eine notwendige Sofortmaßnahme aber nicht ohne entsprechende Grundlage zu einem unbegrenzten Sanierungsauftrag ausweiten.

3) Können die Eigentümer die Befugnisse der Verwaltung erweitern oder einschränken?

Ja. Nach § 27 Abs. 2 WEG können die Wohnungseigentümer die Rechte und Pflichten des Verwalters durch Beschluss einschränken oder erweitern.

Damit hat der Gesetzgeber bewusst die Möglichkeit geschaffen, die Verwaltungsorganisation an die Bedürfnisse der jeweiligen Gemeinschaft anzupassen.

Eine kleinere Wohnanlage kann beispielsweise einen anderen Entscheidungsrahmen benötigen als eine große Gemeinschaft mit mehreren Gebäuden, Aufzügen, Tiefgaragen und umfangreichen technischen Anlagen.

In der Praxis können Beschlüsse insbesondere folgende Regelungen enthalten:

• Erweiterte Befugnisse für bestimmte laufende Erhaltungsmaßnahmen.
• Beauftragung von Fachunternehmen innerhalb eines definierten Kostenrahmens.
• Eigenständige Auswahl zwischen zuvor eingeholten Angeboten.
• Freigabe bestimmter technisch notwendiger Nachträge.
• Verpflichtung zur vorherigen Information oder Einbindung des Verwaltungsbeirats.
• Besondere Dokumentations- und Berichtspflichten.

Eine solche Regelung ist vor allem dann sinnvoll, wenn sie die Handlungsfähigkeit verbessert, ohne die wirtschaftlichen Interessen der Eigentümer unangemessen zu beeinträchtigen.

3.1 Aktuelle BGH-Rechtsprechung: Entscheidungsbefugnisse dürfen weitreichend übertragen werden

Mit Urteil vom 05.07.2024 – V ZR 241/23 hat der Bundesgerichtshof eine für die Verwaltungspraxis besonders wichtige Entscheidung getroffen.

Im zugrunde liegenden Verfahren ging es um die Erneuerung von Fenstern. Die Wohnungseigentümer hatten die grundlegende Entscheidung über den Austausch bereits getroffen und der Verwaltung weitergehende Befugnisse zur konkreten Durchführung übertragen.

Streitig war insbesondere, wie weit eine solche Übertragung reichen darf und welche Vorgaben der Beschluss enthalten muss.

Der BGH hat klargestellt: Die Wohnungseigentümer besitzen nach der seit Dezember 2020 geltenden Rechtslage eine weitreichende Beschlusskompetenz, Entscheidungen über die Verwaltung und Benutzung des Gemeinschaftseigentums auf den Verwalter zu übertragen.

Bei Erhaltungsmaßnahmen entspricht eine solche Übertragung regelmäßig jedenfalls dann ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn die Eigentümer selbst die grundlegende Entscheidung über die Durchführung getroffen haben und die Verwaltung lediglich über Einzelheiten der Ausführung entscheiden soll.

Besonders wichtig ist eine weitere Aussage des Gerichts: Die Rechtmäßigkeit des Übertragungsbeschlusses setzt nicht zwingend voraus, dass bereits im Beschluss ein ausdrücklicher, detaillierter Entscheidungsmaßstab vorgegeben wird.

Das bedeutet allerdings nicht, dass die Verwaltung anschließend völlig frei entscheiden darf.

Auch bei erweiterten Befugnissen bleibt sie an die Grundsätze ordnungsmäßiger Verwaltung und insbesondere an das Wirtschaftlichkeitsgebot gebunden.

Die Verwaltung muss deshalb beispielsweise bei der Auswahl zwischen mehreren Angeboten die relevanten wirtschaftlichen und fachlichen Gesichtspunkte berücksichtigen.

Die praktische Bedeutung: Nicht jede Einzelentscheidung über die technische Ausführung einer bereits beschlossenen Maßnahme muss erneut in der Eigentümerversammlung getroffen werden.

Damit lässt sich vermeiden, dass notwendige Erhaltungsmaßnahmen durch immer neue Beschlussfassungen unnötig verzögert werden.

Weiterführende Hinweise zur Umsetzung solcher Beschlüsse enthält unser Beitrag Projektsteuerung in der GdWE – Umsetzungsvollmacht und Informationspflichten.

3.2 Bedeutet die BGH-Entscheidung, dass Kostenrahmen überflüssig sind?

Nein. Die Entscheidung besagt nicht, dass jede weitreichende Beauftragung ohne finanzielle Begrenzung automatisch ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht.

Der BGH unterscheidet zwischen der grundsätzlichen Beschlusskompetenz, der Bestimmtheit des Beschlusses und dessen Vereinbarkeit mit ordnungsmäßiger Verwaltung.

Gerade bei größeren Projekten bleiben eine nachvollziehbare Finanzierung und ein angemessener Entscheidungsrahmen wesentlich.

Aus praktischer Sicht empfehlen sich deshalb weiterhin:

• Eindeutige Beschreibung der beschlossenen Maßnahme.
• Festlegung des finanziellen Rahmens, soweit für das Projekt erforderlich.
• Klärung der Finanzierung.
• Regelungen für wesentliche Änderungen des Leistungsumfangs.
• Angemessene Informationspflichten gegenüber Eigentümern und Verwaltungsbeirat.
• Dokumentation der getroffenen Entscheidungen.

Diese Elemente müssen nicht in jedem Fall sämtlich gesetzlich zwingend sein. Sie erhöhen aber regelmäßig die Transparenz und erleichtern eine spätere Überprüfung.

Werkstatt-Regel: Das Gesetz erlaubt eine flexible Übertragung von Entscheidungsbefugnissen. Gute Verwaltungspraxis nutzt diese Möglichkeit mit einem wirtschaftlich nachvollziehbaren Rahmen.

4) Innenverhältnis und Außenvertretung: Ein rechtlich entscheidender Unterschied

Ein besonders wichtiger Punkt wird in der Praxis häufig übersehen: Die Befugnisse der Verwaltung gegenüber der GdWE sind nicht vollständig mit ihrer Vertretungsmacht gegenüber Dritten gleichzusetzen.

Nach § 9b Abs. 1 WEG wird die Gemeinschaft durch den Verwalter gerichtlich und außergerichtlich vertreten.

Eine Beschränkung des Umfangs dieser Vertretungsmacht ist Dritten gegenüber grundsätzlich unwirksam.

Beim Abschluss eines Grundstückskauf- oder Darlehensvertrags besteht eine gesetzliche Besonderheit: Hier kann der Verwalter die GdWE nur aufgrund eines Beschlusses der Wohnungseigentümer vertreten.

Für gewöhnliche Verträge ist dagegen zwischen der nach außen bestehenden Vertretungsmacht und den internen Entscheidungsvorgaben zu unterscheiden.

4.1 Praxisbeispiel: Auftrag außerhalb der internen Freigabegrenze

Die Eigentümer haben beschlossen, dass die Verwaltung Reparaturaufträge bis zu 3.000 EUR brutto selbstständig vergeben darf.

Ohne weitergehende Befugnis beauftragt die Verwaltung eine nicht dringende Reparatur für 7.500 EUR.

Hier liegt möglicherweise ein Verstoß gegen die internen Vorgaben vor.

Der Auftrag kann die GdWE gegenüber dem Handwerksunternehmen aufgrund der gesetzlichen Vertretungsmacht dennoch wirksam verpflichten.

Die interne Pflichtverletzung ist davon getrennt zu beurteilen.

Unter den jeweiligen Voraussetzungen können daraus Ansprüche der GdWE gegen die Verwaltung entstehen.

Wichtig: Eigentümer sollten deshalb nicht davon ausgehen, dass ein ohne ausreichende interne Befugnis geschlossener Vertrag automatisch gegenüber dem Auftragnehmer unwirksam ist.

Gerade aus diesem Grund sind klare interne Entscheidungsprozesse und eine verlässliche Dokumentation erforderlich.

5) Der Verwaltungsbeirat nach § 29 WEG: Unterstützung und Überwachung

Der Verwaltungsbeirat ist ein wichtiges Element der gemeinschaftlichen Selbstorganisation.

Seine gesetzlichen Aufgaben ergeben sich aus § 29 WEG.

Nach Absatz 2 unterstützt und überwacht der Verwaltungsbeirat den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben.

Der Beirat ist damit ein Organ der Beratung, Begleitung und Kontrolle. Er ist jedoch grundsätzlich kein eigenständiges Organ, das anstelle der Eigentümer oder der Verwaltung verbindliche Verwaltungsentscheidungen trifft.

Eine ausführliche Darstellung finden Sie in unserem Fachartikel § 29 WEG – Verwaltungsbeirat.

5.1 Welche Aufgaben übernimmt der Verwaltungsbeirat praktisch?

In einer gut organisierten GdWE kann der Verwaltungsbeirat insbesondere folgende Aufgaben wahrnehmen:

• Unterstützung bei der Vorbereitung wesentlicher Eigentümerentscheidungen.
• Bündelung von Fragen und Anregungen aus der Eigentümerschaft.
• Plausibilitätsprüfung größerer wirtschaftlicher Vorgänge.
• Begleitung von Erhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen.
• Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung.
• Überwachung der Umsetzung wesentlicher Beschlüsse.
• Sachliche Rückmeldung an die Verwaltung bei erkennbaren Problemen.

Die konkrete Ausgestaltung hängt von der Größe der Gemeinschaft, den Fähigkeiten der Beiratsmitglieder und den bestehenden organisatorischen Regelungen ab.

Dabei ist zu berücksichtigen, dass Verwaltungsbeiräte regelmäßig ehrenamtlich tätig sind.

Von ihnen kann daher grundsätzlich keine professionelle Vollprüfung sämtlicher kaufmännischer, technischer und rechtlicher Vorgänge erwartet werden.

5.2 Wie viele Mitglieder muss ein Verwaltungsbeirat haben?

Die Bestellung erfolgt nach § 29 Abs. 1 WEG durch Beschluss der Wohnungseigentümer.

Das Gesetz schreibt keine feste Mitgliederzahl vor.

Eine GdWE kann deshalb beispielsweise einen Verwaltungsbeirat mit einem, drei oder mehr Mitgliedern bestellen.

Hat der Verwaltungsbeirat mehrere Mitglieder, sind ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen.

Mitglieder des Verwaltungsbeirats müssen Wohnungseigentümer sein.

Eine Bestellung des Verwaltungsbeirats ist gesetzlich nicht für jede Gemeinschaft zwingend vorgeschrieben.

Gleichwohl kann ein gut funktionierender Beirat gerade bei größeren Wohnanlagen die Zusammenarbeit erheblich erleichtern.

Praxis-Hinweis: Die Anzahl der Beiratsmitglieder sollte nicht allein nach der Größe einer Gemeinschaft bestimmt werden. Wichtig ist auch, ob die Beteiligten bereit und in der Lage sind, ihre Aufgaben sachlich und zuverlässig wahrzunehmen.

6) Was darf der Verwaltungsbeirat nicht?

Die gesetzlichen Grenzen des Verwaltungsbeirats sind für eine funktionierende Zusammenarbeit mindestens so wichtig wie seine Aufgaben.

Typische Missverständnisse entstehen insbesondere bei Auftragsvergaben, Weisungen und der fachlichen Prüfung von Leistungen.

6.1 Der Beirat darf nicht eigenständig die Verwaltung ersetzen

Der Verwaltungsbeirat hat kraft seiner gesetzlichen Stellung keine allgemeine Befugnis, selbstständig Verträge für die GdWE abzuschließen oder Handwerker zu beauftragen.

Ebenso wenig besteht eine allgemeine gesetzliche Weisungsbefugnis gegenüber der Verwaltung.

Auch der Beiratsvorsitzende ist nicht der Vorgesetzte des Verwalters.

Einzelne Eigentümer oder Beiratsmitglieder können deshalb nicht allein aufgrund ihrer Stellung verbindlich anordnen, welche Aufträge zu erteilen oder welche Rechnungen zu bezahlen sind.

Besondere rechtlich wirksame Ermächtigungen und die gesetzliche Vertretungsregelung des § 9b Abs. 2 WEG bleiben hiervon unberührt.

6.2 Darf der Beirat Handwerkerrechnungen freigeben?

Ein allgemeines gesetzliches Recht des Beirats, sämtliche Rechnungen freizugeben, besteht nicht.

Die GdWE kann jedoch im Rahmen ihrer gesetzlichen Organisationsmöglichkeiten bestimmte Mitwirkungs- oder Kontrollverfahren beschließen.

Beispielsweise kann vorgesehen werden, dass der Verwaltungsbeirat vor der Freigabe größerer Ausgaben informiert wird oder Gelegenheit erhält, hierzu Stellung zu nehmen.

Soll seine Zustimmung für bestimmte interne Entscheidungen erforderlich sein, muss die rechtliche Ausgestaltung besonders sorgfältig geprüft werden.

Dabei dürfen gesetzliche Aufgaben und bestehende Befugnisse nicht durch unklare Zustimmungsverfahren blockiert werden.

Problematisch wäre beispielsweise: Jede Rechnung, unabhängig von Höhe und Rechtsgrund, darf erst nach schriftlicher Zustimmung sämtlicher Beiratsmitglieder bezahlt werden.

Ein solches Verfahren kann die laufende Verwaltung erheblich behindern und zu Zahlungs- oder Fristversäumnissen führen.

Eine sachgerechte Regelung sollte deshalb berücksichtigen:

• Welche Vorgänge unterliegen überhaupt einer zusätzlichen Kontrolle?
• Welche Betragsgrenzen sind sinnvoll?
• Handelt es sich um eine Information, eine Stellungnahme oder eine ausdrücklich geregelte Zustimmung?
• Welche Fristen gelten für Rückmeldungen?
• Was geschieht, wenn ein Beiratsmitglied nicht erreichbar ist?
• Wie werden dringende Maßnahmen behandelt?

Werkstatt-Regel: Kontrolle muss die Qualität der Verwaltung verbessern. Sie darf nicht dazu führen, dass alltägliche Verwaltungsabläufe unnötig blockiert werden.

6.3 Darf der Beirat die technische Abnahme einer Baumaßnahme übernehmen?

Eine Beiratsbegleitung ist möglich und bei größeren Projekten häufig sinnvoll.

Eine technische Abnahme ist jedoch eine andere Aufgabe.

Ob beispielsweise eine Dachabdichtung fachgerecht ausgeführt wurde, eine Tiefgaragensanierung den anerkannten Regeln der Technik entspricht oder eine Heizungsanlage ordnungsgemäß eingestellt ist, erfordert regelmäßig besondere Fachkenntnisse.

Der Verwaltungsbeirat sollte deshalb nicht ohne entsprechende Qualifikation und klare rechtliche Grundlage Aufgaben übernehmen, die üblicherweise von Architekten, Fachingenieuren oder Sachverständigen wahrgenommen werden.

Hinzu kommt, dass die rechtsgeschäftliche Abnahme eines Werkes erhebliche rechtliche Folgen auslösen kann.

Wer hierzu bevollmächtigt werden soll, muss deshalb ausdrücklich und eindeutig bestimmt werden.

Weitere typische Grenzen der Beiratstätigkeit erläutert unser Beitrag Was darf ein Verwaltungsbeirat in einer GdWE nicht?.

7) Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung: Was muss der Beirat tatsächlich prüfen?

Eine ausdrücklich gesetzlich geregelte Aufgabe betrifft die Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung.

Nach § 29 Abs. 2 WEG sollen diese Unterlagen vor der jeweiligen Beschlussfassung vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden.

Dabei ist zwischen der Verantwortung für die Erstellung der Unterlagen und der Beiratsprüfung zu unterscheiden.

Die Verwaltung hat nach § 28 WEG den Wirtschaftsplan und nach Ablauf des Kalenderjahres die Jahresabrechnung aufzustellen.

Der Verwaltungsbeirat überprüft diese Unterlagen im Rahmen seiner gesetzlichen Aufgabe.

7.1 Was ist eine angemessene Beiratsprüfung?

In der Praxis kann die Prüfung beispielsweise folgende Gesichtspunkte umfassen:

• Nachvollziehbarkeit der wesentlichen Einnahmen und Ausgaben.
• Plausibilität auffälliger Kostenentwicklungen.
• Prüfung ausgewählter Rechnungen und Belege.
• Abgleich größerer Maßnahmen mit den zugrunde liegenden Beschlüssen.
• Plausibilität der Rücklagenentwicklung.
• Nachvollziehbarkeit wesentlicher Abweichungen zum Wirtschaftsplan.
• Prüfung erkennbarer Unstimmigkeiten und Klärung offener Fragen.

Die Prüfung kann risikoorientiert erfolgen und muss nicht zwingend jede einzelne Buchung vollständig nachvollziehen.

Gerade bei größeren Gemeinschaften würde eine vollständige Rechnungs- und Buchhaltungsprüfung häufig einen Aufwand verursachen, der dem ehrenamtlichen Charakter der Beiratstätigkeit nicht entspricht.

Ist eine umfassende betriebswirtschaftliche oder buchhalterische Sonderprüfung erforderlich, kann die GdWE hierfür geeignete externe Fachleute beauftragen.

7.2 Ist ein Beschluss ohne Beiratsprüfung automatisch unwirksam?

Nein. § 29 Abs. 2 WEG enthält hinsichtlich der Prüfung und Stellungnahme eine Soll-Vorschrift.

Fehlt eine Beiratsstellungnahme, führt dies nicht automatisch zur Nichtigkeit oder Anfechtbarkeit der Beschlüsse über Vorschüsse beziehungsweise Nachschüsse.

Entscheidend bleibt, ob die Eigentümer über eine ausreichende und rechtlich zutreffende Entscheidungsgrundlage verfügen.

Die Beiratsprüfung kann die Qualität dieser Grundlage wesentlich verbessern. Sie ersetzt jedoch nicht die Verantwortung der Verwaltung für die ordnungsgemäße Aufstellung der Unterlagen.

7.3 Warum Eigentümer Rückfragen frühzeitig stellen sollten

Die Eigentümer sollten ihre eigenen Prüf- und Informationsmöglichkeiten nutzen.

Nach § 18 Abs. 4 WEG kann jeder Wohnungseigentümer von der GdWE Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen.

Gerade bei der Jahresabrechnung empfiehlt es sich, konkrete Fragen bereits nach deren Zugang zu stellen.

Wer erstmals in der Eigentümerversammlung umfangreiche Einzelprüfungen verlangt, erschwert möglicherweise die Beschlussfassung und führt zu vermeidbaren Verzögerungen.

Wie Eigentümer die Abrechnung sinnvoll prüfen und Rückfragen vorbereiten können, erläutert unser Beitrag Jahresabrechnung WEG verstehen – Kostentreiber und sinnvolle Rückfragen.

8) Darf der Verwaltungsbeirat die GdWE nach außen vertreten?

Grundsätzlich wird die GdWE nach § 9b Abs. 1 WEG durch den Verwalter vertreten.

Für das Verhältnis zwischen Gemeinschaft und Verwalter besteht jedoch eine besondere gesetzliche Regelung.

Nach § 9b Abs. 2 WEG wird die GdWE gegenüber dem Verwalter durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einen hierzu durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer vertreten.

Diese Regelung ist insbesondere beim Abschluss beziehungsweise bei der Durchführung des Verwaltervertrags von Bedeutung.

Ebenso ist sie zu beachten, wenn die Gemeinschaft Ansprüche gegen die eigene Verwaltung geltend machen möchte.

Wichtig: Der Beiratsvorsitzende erhält dadurch keine allgemeine Vertretungsmacht für sämtliche Angelegenheiten der GdWE.

Die Befugnis betrifft das besondere Rechtsverhältnis zwischen der Gemeinschaft und ihrem Verwalter.

Ein Beiratsvorsitzender kann daher nicht allein aufgrund seiner Stellung eigenständig einen Dachdecker, Hausmeister oder Energieberater im Namen der GdWE beauftragen.

Hierfür wäre eine gesonderte, rechtlich wirksame Bevollmächtigung beziehungsweise entsprechende Vertretungsgrundlage erforderlich.

9) Haftung des Verwaltungsbeirats: Welche Risiken bestehen?

Die ehrenamtliche Mitwirkung im Verwaltungsbeirat soll nicht mit unangemessenen persönlichen Haftungsrisiken verbunden sein.

Deshalb enthält § 29 Abs. 3 WEG eine besondere Haftungsbeschränkung.

Sind Beiratsmitglieder unentgeltlich tätig, haben sie nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten.

Das bedeutet: Bei einfacher Fahrlässigkeit besteht im Rahmen dieser gesetzlichen Haftungsregelung grundsätzlich keine entsprechende Haftung.

Die Haftungsbeschränkung ist jedoch kein Freibrief für beliebiges Handeln.

Vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten kann weiterhin erhebliche rechtliche Folgen haben.

Auch können je nach Sachverhalt andere Haftungsgrundlagen gegenüber Dritten relevant werden.

9.1 Wann wird aus Unterstützung ein Haftungsrisiko?

Ein Risiko entsteht insbesondere dann, wenn Beiratsmitglieder Aufgaben übernehmen, für die sie keine ausreichenden Kenntnisse besitzen, und dabei schwerwiegende Fehler begehen.

Beispiel: Ein Beiratsmitglied übernimmt eigenständig die fachliche Kontrolle einer statisch relevanten Sanierung und erklärt ohne entsprechende Qualifikation gegenüber der Verwaltung, die Arbeiten seien technisch einwandfrei.

Stellen sich später gravierende Mängel heraus, können Fragen zur übernommenen Verantwortung entstehen.

Deshalb ist es sinnvoll, die Rolle des Beirats klar auf Unterstützung, Plausibilitätsprüfung und Kontrolle zu begrenzen, soweit nicht ausdrücklich zusätzliche Aufgaben rechtlich wirksam übertragen werden.

Bei technisch anspruchsvollen Maßnahmen sollte die fachliche Bewertung durch geeignete Sachverständige erfolgen.

9.2 Führt eine Aufwandsentschädigung automatisch zum Verlust des Haftungsprivilegs?

Nicht jede Erstattung von Aufwendungen führt dazu, dass eine Beiratstätigkeit als entgeltlich einzustufen ist.

Werden beispielsweise tatsächlich entstandene Porto-, Fahrt- oder Kopierkosten ersetzt, steht dies der Unentgeltlichkeit nicht ohne Weiteres entgegen.

Bei pauschalen Aufwandsentschädigungen kommt es auf deren rechtliche und wirtschaftliche Ausgestaltung an.

Wird dagegen eine echte Vergütung für die Beiratstätigkeit vereinbart, kann die gesetzliche Haftungsbeschränkung nach § 29 Abs. 3 WEG entfallen.

Praxis-Hinweis: Bei der Festlegung von Aufwandspauschalen sollte deshalb geprüft werden, ob lediglich Aufwendungen ersetzt oder tatsächlich Leistungen vergütet werden sollen.

10) Welche Aufgaben gehören nicht automatisch zur WEG-Verwaltung?

Eine professionelle Hausverwaltung hat einen umfangreichen Aufgabenbereich. Dieser ist jedoch nicht unbegrenzt.

Die gesetzlichen Pflichten und der konkrete Verwaltervertrag bestimmen, welche Leistungen geschuldet werden.

Besonders wichtig ist die Abgrenzung zur persönlichen Verantwortung einzelner Eigentümer und zu fachlichen Spezialleistungen.

10.1 Persönliche Angelegenheiten eines Wohnungseigentümers

Die WEG-Verwaltung betrifft grundsätzlich das gemeinschaftliche Eigentum und die gemeinschaftlichen Angelegenheiten.

Daraus folgt nicht, dass die Verwaltung automatisch persönliche Aufgaben eines einzelnen Eigentümers übernehmen muss.

Typische Beispiele sind:

• Suche und Auswahl eines Mieters für eine vermietete Wohnung.
• Abschluss und Durchführung privater Mietverträge.
• Erstellung der Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter.
• Persönliche steuerliche Angelegenheiten des Eigentümers.
• Reparaturen, die ausschließlich dem Sondereigentum zuzuordnen sind.
• Individuelle Rechtsstreitigkeiten zwischen Vermieter und Mieter.

Solche Leistungen können gegebenenfalls aufgrund eines gesonderten Vertrags übernommen werden.

Sie gehören jedoch nicht allein deshalb zur WEG-Verwaltung, weil sich die betreffende Wohnung innerhalb einer verwalteten Wohnanlage befindet.

Wichtig: Bei Schäden im Sondereigentum können dennoch Aufgaben der GdWE bestehen, etwa wenn Gemeinschaftseigentum betroffen ist oder die gemeinschaftliche Gebäudeversicherung Leistungen für versicherte Bestandteile des Sondereigentums erbringen muss.

Versicherungsabwicklung und tatsächliche Reparaturzuständigkeit sind deshalb getrennt zu beurteilen.

10.2 Architekten-, Ingenieur- und Sachverständigenleistungen

Auch die technische Betreuung des Gemeinschaftseigentums hat klare fachliche Grenzen.

Die Verwaltung organisiert erforderliche Erhaltungsmaßnahmen, holt Angebote ein, koordiniert Dienstleister und bereitet Beschlüsse vor.

Daraus folgt aber nicht, dass sie sämtliche technischen Fachleistungen persönlich erbringen muss.

Bei größeren Maßnahmen können insbesondere erforderlich sein:

• Architekten für Planung, Ausschreibung und Bauüberwachung.
• Fachingenieure für Heizungs-, Lüftungs- und Elektrotechnik.
• Tragwerksplaner für statisch relevante Fragestellungen.
• Sachverständige für Baumängel und Schadensursachen.
• Energieberater für energetische Untersuchungen und Förderkonzepte.
• Spezialisierte Fachunternehmen für gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen.

Die Entscheidung, ob und in welchem Umfang solche Leistungen benötigt werden, hängt von der Maßnahme und ihren rechtlichen sowie technischen Anforderungen ab.

Die Verwaltung muss fachliche Defizite erkennen und erforderlichenfalls auf die Hinzuziehung geeigneter Spezialisten hinwirken.

Sie ersetzt jedoch weder eine technische Planung noch eine qualifizierte Bauüberwachung.

Eine weiterführende Darstellung dieser Abgrenzung enthält unser Beitrag Hausverwaltung Aufgaben – welche Leistungen gehören nicht automatisch dazu?.

10.3 Rechtsanwaltliche Tätigkeiten und gerichtliche Verfahren

Die Verwaltung muss die einschlägigen rechtlichen Grundlagen ihrer Tätigkeit kennen und bei der Vorbereitung von Beschlüssen berücksichtigen.

Komplexe gerichtliche Verfahren oder spezialisierte rechtliche Prüfungen gehören jedoch grundsätzlich nicht zum üblichen fachlichen Aufgabenbereich einer Hausverwaltung.

Bei Beschlussanfechtungen, schwierigen Vereinbarungsfragen oder erheblichen Schadensersatzansprüchen ist regelmäßig die Einbindung eines entsprechend qualifizierten Rechtsanwalts erforderlich.

Die Verwaltung kann den Vorgang organisatorisch begleiten, Unterlagen bereitstellen und die Kommunikation koordinieren.

Sie ersetzt aber nicht die anwaltliche Prozessvertretung.

Werkstatt-Regel: Eine gute Verwaltung muss erkennen, wann ihre eigene Fachkompetenz endet und zusätzliche Expertise erforderlich wird.

11) Was müssen Eigentümer selbst leisten?

Nicht nur die Verwaltung und der Verwaltungsbeirat haben Aufgaben. Auch die Wohnungseigentümer müssen zur ordnungsmäßigen Verwaltung beitragen.

Dabei geht es weniger um die Übernahme laufender Verwaltungstätigkeiten als um die Wahrnehmung der eigenen Rechte und Pflichten.

Hierzu gehören insbesondere:

• Rechtzeitige Mitteilung relevanter Schäden und Gefahren.
• Mitwirkung bei erforderlichen Maßnahmen am Gemeinschaftseigentum.
• Ermöglichung notwendiger Zutritte nach den gesetzlichen Voraussetzungen.
• Erfüllung beschlossener Zahlungspflichten.
• Auseinandersetzung mit wesentlichen Entscheidungsunterlagen.
• Rechtzeitige Stellung konkreter Fragen vor der Eigentümerversammlung.
• Beachtung der Gemeinschaftsordnung und wirksamer Beschlüsse.

Die Eigentümer dürfen erwarten, dass die Verwaltung notwendige Entscheidungen sachgerecht vorbereitet und verständlich erläutert.

Sie müssen aber auch akzeptieren, dass nicht jede individuelle Vorstellung automatisch eine Aufgabe der Gemeinschaft wird.

11.1 Beispiel: Individueller Wunsch nach einer baulichen Veränderung

Ein Eigentümer möchte an seinem Stellplatz eine Ladeeinrichtung für ein Elektrofahrzeug installieren.

Die Verwaltung muss den Vorgang rechtlich und organisatorisch im Rahmen ihrer Aufgaben bearbeiten.

Daraus folgt jedoch nicht automatisch, dass sie ohne gesonderte Grundlage die vollständige technische Planung, Leitungsdimensionierung und fachliche Abstimmung der Anlage persönlich übernehmen muss.

Die hierfür erforderlichen technischen Unterlagen müssen gegebenenfalls durch geeignete Fachunternehmen oder Fachplaner erstellt werden.

Die gesetzlichen Ansprüche und Voraussetzungen für bauliche Veränderungen sind insbesondere nach § 20 WEG zu beurteilen.

Die Kostenfolgen richten sich nach § 21 WEG.

Die Aufgabe der Verwaltung besteht darin, den Vorgang innerhalb der gesetzlichen und vertraglichen Zuständigkeiten zu begleiten und die notwendige Beschlussfassung vorzubereiten.

12) Wie sollten Verwaltung und Verwaltungsbeirat zusammenarbeiten?

Eine gute Zusammenarbeit entsteht nicht dadurch, dass der Verwaltungsbeirat möglichst viele Einzelentscheidungen kontrolliert.

Entscheidend ist vielmehr eine klare organisatorische Struktur.

In der Praxis haben sich insbesondere folgende Grundsätze bewährt:

• Regelmäßige Abstimmung: Wesentliche Themen werden in angemessenen Abständen gemeinsam besprochen.
• Klare Zuständigkeiten: Die Verwaltung bearbeitet laufende Vorgänge eigenständig im Rahmen ihrer Befugnisse.
• Strukturierte Kommunikation: Fragen und Hinweise werden möglichst gebündelt über vereinbarte Kommunikationswege übermittelt.
• Transparente Dokumentation: Wichtige Entscheidungen, Angebote und Projektstände werden nachvollziehbar festgehalten.
• Fachliche Grenzen: Technische Bewertungen werden erforderlichenfalls an geeignete Fachleute vergeben.
• Entscheidungsfähigkeit: Angelegenheiten, die einen Eigentümerbeschluss erfordern, werden rechtzeitig vorbereitet.

12.1 Warum einzelne Beiratsmitglieder nicht parallel Aufträge erteilen sollten

Ein typisches Problem entsteht, wenn mehrere Beiratsmitglieder unabhängig voneinander Handwerker kontaktieren oder bereits konkrete Leistungen vereinbaren.

Dies kann zu widersprüchlichen Informationen, unklaren Zuständigkeiten und rechtlichen Problemen bei der Auftragserteilung führen.

Deshalb sollte grundsätzlich die Verwaltung die operative Kommunikation mit den beauftragten Unternehmen führen, sofern keine besondere andere Zuständigkeitsregelung besteht.

Der Verwaltungsbeirat kann bei Bedarf eingebunden werden, etwa bei Ortsterminen, Angebotsbesprechungen oder der Abstimmung wesentlicher Maßnahmen.

Die Verantwortlichkeit für die eigentliche Auftragserteilung muss jedoch eindeutig bleiben.

12.2 Wie viel Information ist sinnvoll?

Eigentümer haben ein berechtigtes Interesse an Transparenz.

Daraus folgt jedoch nicht, dass die Verwaltung über jeden einzelnen Arbeitsschritt einer laufenden Reparatur gesondert berichten muss.

Bei größeren Projekten können feste Informationspunkte sinnvoll sein:

• Abschluss der Angebotsphase.
• Auftragserteilung.
• Beginn der Ausführung.
• Wesentliche technische oder wirtschaftliche Änderungen.
• Abnahme beziehungsweise Abschluss der Maßnahme.

Bei kleineren Maßnahmen genügt dagegen häufig eine kurze Dokumentation des Auftrags und seiner Erledigung.

Praxis-Hinweis: Digitale Eigentümerportale und strukturierte Vorgangsbearbeitung können die Transparenz verbessern, ohne den Verwaltungsaufwand durch zusätzliche Einzelkommunikation unverhältnismäßig zu erhöhen.

13) Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung: Können besondere Zuständigkeiten vereinbart sein?

Ja. Neben den gesetzlichen Regelungen können Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung besondere Organisations- und Zuständigkeitsregelungen enthalten.

Hierzu können beispielsweise gehören:

• Regelungen zur Zusammensetzung des Verwaltungsbeirats.
• Besondere Aufgaben bestimmter Gremien.
• Vereinbarungen zur Verwaltung einzelner Gebäudebereiche.
• Sonderregelungen für Untergemeinschaften.
• Besondere Anforderungen an einzelne Entscheidungsverfahren.

Solche Vereinbarungen müssen jedoch mit den zwingenden gesetzlichen Regelungen vereinbar sein.

Insbesondere die gesetzliche Vertretungsmacht des Verwalters nach § 9b WEG darf nicht mit einer bloßen internen Zuständigkeitsregelung verwechselt werden.

13.1 Beispiel: Zustimmung des Beirats bei größeren Maßnahmen

Die Gemeinschaftsordnung enthält folgende Regelung:

„Bei außergewöhnlichen Erhaltungsmaßnahmen ist vor Auftragserteilung die Zustimmung des Verwaltungsbeirats einzuholen.“

Eine solche Regelung erfordert eine konkrete rechtliche Prüfung.

Insbesondere muss geklärt werden, welche Maßnahmen als außergewöhnlich gelten, welche Wirkung die Zustimmung im Innenverhältnis hat und wie bei Dringlichkeit zu verfahren ist.

Die Regelung darf nicht pauschal so verstanden werden, dass der Verwaltungsbeirat anstelle der Eigentümerversammlung sämtliche Entscheidungen über Erhaltungsmaßnahmen treffen darf.

Ebenso ist zu berücksichtigen, dass die gesetzliche Außenvertretung der Gemeinschaft gegenüber Dritten grundsätzlich beim Verwalter liegt.

13.2 Beispiel: Unterschiedliche Zuständigkeiten in Untergemeinschaften

Bei größeren Wohnanlagen können Gemeinschaftsordnungen besondere Untergemeinschaften vorsehen, beispielsweise für einzelne Gebäude oder eine Tiefgarage.

Dann ist sorgfältig zu prüfen, welche Entscheidungsbefugnisse den Untergemeinschaften tatsächlich eingeräumt wurden.

Nicht jede Regelung über eine gesonderte Kostenverteilung begründet automatisch eine eigenständige Beschlusskompetenz.

Ebenso wenig ist jede Untergemeinschaft rechtlich eine selbstständige Gemeinschaft der Wohnungseigentümer.

Die Verwaltung muss daher zwischen Kostenverteilung, interner Entscheidungszuständigkeit und rechtlicher Vertretung unterscheiden.

Bei unklaren oder besonders weitreichenden Regelungen sollte eine fachkundige rechtliche Prüfung vor einer Beschlussfassung erfolgen.

14) Muster-Beschluss: Übertragung bestimmter Entscheidungsbefugnisse auf die Verwaltung

Die gesetzliche Möglichkeit nach § 27 Abs. 2 WEG kann genutzt werden, um wiederkehrende Verwaltungsmaßnahmen praktikabel zu organisieren.

Nachfolgend ein Musteraufbau für eine entsprechende Beschlussfassung. Die konkreten Beträge und Aufgaben müssen an die jeweilige Gemeinschaft angepasst werden.

TOP X – Erweiterung der Entscheidungsbefugnisse der Verwaltung gemäß § 27 Abs. 2 WEG

Vorbemerkung:

Zur Sicherstellung einer wirtschaftlichen und handlungsfähigen Verwaltung sollen bestimmte wiederkehrende Erhaltungsmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum ohne gesonderte Beschlussfassung durchgeführt werden können.

Die gesetzlichen Befugnisse der Verwaltung nach § 27 Abs. 1 WEG bleiben unberührt.

Beschlussantrag:

• Die GdWE beschließt gemäß § 27 Abs. 2 WEG, die Verwaltung über ihre gesetzlichen Befugnisse hinaus zu ermächtigen, erforderliche Erhaltungsmaßnahmen am Gemeinschaftseigentum bis zu einem Auftragswert von jeweils [Betrag] EUR brutto eigenständig zu beauftragen.
• Die Ermächtigung gilt ausschließlich für Maßnahmen, die der ordnungsmäßigen Erhaltung des Gemeinschaftseigentums dienen und keine wesentliche Änderung der bestehenden Anlage oder ihrer Funktion zum Gegenstand haben.
• Die Gesamtsumme der auf Grundlage dieser zusätzlichen Ermächtigung vergebenen Aufträge darf im jeweiligen Wirtschaftsjahr [Betrag] EUR brutto nicht überschreiten.
• Die Verwaltung hat bei der Auswahl der Auftragnehmer die Grundsätze ordnungsmäßiger Verwaltung und der Wirtschaftlichkeit zu beachten.
• Aufträge dürfen nicht künstlich in mehrere Einzelaufträge aufgeteilt werden, um die festgelegten Wertgrenzen zu umgehen.
• Die Finanzierung erfolgt aus den hierfür vorgesehenen und verfügbaren Mitteln der GdWE. Reichen diese nicht aus, ist eine gesonderte Finanzierungsentscheidung herbeizuführen, soweit nicht gesetzliche Befugnisse zur erforderlichen Nachteilsabwehr eingreifen.
• Die Verwaltung informiert den Verwaltungsbeirat in angemessenen Abständen über die auf Grundlage dieser Ermächtigung vergebenen Aufträge und deren wesentliche Kosten.
• Weitergehende Maßnahmen bleiben einer gesonderten Beschlussfassung vorbehalten, soweit keine anderweitige ausreichende Ermächtigung oder gesetzliche Befugnis besteht.

Rechtliche Bewertung:

Die GdWE besitzt nach § 27 Abs. 2 WEG grundsätzlich die Beschlusskompetenz zur Übertragung entsprechender Entscheidungsbefugnisse.

Dies wurde durch den BGH mit Urteil vom 05.07.2024 – V ZR 241/23 ausdrücklich bestätigt.

Eine solche Ermächtigung muss ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechen.

Die konkrete Höhe der Einzel- und Jahresgrenzen sollte daher unter Berücksichtigung der Größe der Gemeinschaft, ihres regelmäßigen Erhaltungsbedarfs und ihrer finanziellen Leistungsfähigkeit festgelegt werden.

Wichtig: Die vorgeschlagenen Wertgrenzen sind keine gesetzlich zwingende Voraussetzung für jede Delegation. Sie können aber dazu beitragen, den Umfang der übertragenen Befugnisse für alle Beteiligten nachvollziehbar zu gestalten.

Die gesetzliche Befugnis zur erforderlichen Fristwahrung oder Nachteilsabwehr nach § 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG bleibt gesondert zu beachten.

15) Muster-Beschluss: Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Verwaltungsbeirat

Neben einer Ermächtigung der Verwaltung kann eine GdWE organisatorische Leitlinien für die Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat beschließen.

Dabei sollte ausdrücklich vermieden werden, durch unklare Formulierungen eine zweite Verwaltungsebene zu schaffen.

TOP X – Organisation der Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Verwaltungsbeirat

Beschlussantrag:

• Die GdWE beschließt, dass der Verwaltungsbeirat im Rahmen seiner gesetzlichen Aufgaben nach § 29 WEG die Verwaltung unterstützt und überwacht.
• Bei größeren Erhaltungsmaßnahmen und wirtschaftlich wesentlichen Entscheidungen soll der Verwaltungsbeirat frühzeitig über den jeweiligen Sachstand informiert und bei Bedarf beratend einbezogen werden.
• Die Verwaltung bleibt im Rahmen ihrer gesetzlichen und beschlussmäßigen Befugnisse für die operative Durchführung der Verwaltungsmaßnahmen zuständig.
• Der Verwaltungsbeirat erhält durch diesen Beschluss keine allgemeine eigenständige Befugnis zur Vergabe von Aufträgen, zur rechtsgeschäftlichen Abnahme von Werkleistungen oder zur Erteilung verbindlicher Weisungen an die Verwaltung.
• Rückfragen und Anregungen des Verwaltungsbeirats sollen nach Möglichkeit gebündelt und über vereinbarte Kommunikationswege an die Verwaltung übermittelt werden.
• Die Prüfung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung erfolgt im Rahmen von § 29 Abs. 2 WEG. Der Verwaltungsbeirat gibt hierzu nach Möglichkeit vor der jeweiligen Beschlussfassung eine Stellungnahme ab.
• Die gesetzlichen Befugnisse der Verwaltung zur erforderlichen Fristwahrung und Nachteilsabwehr bleiben unberührt.

Rechtlicher Hinweis: Der Beschluss konkretisiert die organisatorische Zusammenarbeit. Er ersetzt keine gesonderte Bevollmächtigung für rechtsgeschäftliche Handlungen und begründet keine eigenständige gesetzliche Vertretungsmacht des Verwaltungsbeirats.

Bestehen bereits besondere Vereinbarungen in der Gemeinschaftsordnung, müssen diese vor der Beschlussfassung berücksichtigt werden.

16) Drei typische Konflikte – und wie sie gelöst werden können

Fall 1: Der Verwaltungsbeirat möchte jede Reparatur vorher genehmigen

In einer größeren GdWE fordert der Verwaltungsbeirat, dass künftig sämtliche Reparaturen unabhängig von ihrer Höhe vor der Auftragserteilung zur Genehmigung vorgelegt werden.

Problem: Ein solches Verfahren kann die laufende Verwaltung erheblich verzögern und bei dringenden Maßnahmen zusätzliche Risiken verursachen.

Lösung: Die Gemeinschaft kann eine risikoorientierte Kontrollstruktur vorsehen. Kleinere laufende Maßnahmen werden im Rahmen der Verwalterbefugnisse durchgeführt. Bei größeren Maßnahmen wird der Beirat informiert oder beratend beteiligt. Entscheidungen, die nicht delegiert wurden, bleiben der Eigentümerversammlung vorbehalten.

Rechtliche Grundlage: §§ 27 und 29 WEG.

Fall 2: Eigentümer verlangen von der Verwaltung eine vollständige technische Sanierungsplanung

Eine ältere Heizungsanlage muss grundlegend modernisiert werden. Mehrere Eigentümer verlangen von der Verwaltung, sämtliche technischen Varianten einschließlich Heizlastberechnung, Dimensionierung und Förderplanung selbst auszuarbeiten.

Problem: Die erforderlichen Leistungen gehen über die übliche organisatorische und kaufmännische Verwaltung hinaus und verlangen besondere technische Fachkenntnisse.

Lösung: Die Verwaltung bereitet zunächst die Beauftragung geeigneter Fachplaner oder Energieberater vor.

Auf Grundlage der fachlichen Ergebnisse können anschließend technische Varianten, Kosten und Finanzierungsmöglichkeiten bewertet und der GdWE zur Entscheidung vorgelegt werden.

Praxis-Hinweis: Eine professionelle Verwaltung muss den Planungsbedarf erkennen und organisatorisch berücksichtigen. Sie ist aber nicht verpflichtet, fachliche Planungsleistungen ohne entsprechende vertragliche Grundlage und Qualifikation selbst zu erbringen.

Fall 3: Einzelne Eigentümer verlangen unmittelbare Weisungen an die Verwaltung

Ein Eigentümer fordert, dass eine bestimmte Firma unverzüglich mit einer umfangreichen Maßnahme beauftragt wird. Er verweist darauf, dass er schließlich Miteigentümer sei und die Verwaltung für ihn arbeite.

Problem: Der einzelne Wohnungseigentümer ist nicht alleiniger Auftraggeber der WEG-Verwaltung.

Die Verwaltung handelt grundsätzlich für die GdWE.

Lösung: Der Eigentümer kann sein Anliegen vorbringen, erforderlichenfalls Einsicht in Verwaltungsunterlagen verlangen und im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen auf eine Befassung der Gemeinschaft hinwirken.

Die Verwaltung muss den Vorgang sachgerecht prüfen. Sie darf jedoch nicht allein aufgrund einer individuellen Forderung eine Maßnahme durchführen, für die keine ausreichende Entscheidungsgrundlage besteht.

Besteht dagegen eine konkrete Gefahr oder ein dringender Handlungsbedarf, sind die gesetzlichen Befugnisse zur Nachteilsabwehr zu berücksichtigen.

17) Mini-Checkliste: Wer darf in der GdWE was entscheiden?

• Handelt es sich um eine Angelegenheit des Gemeinschaftseigentums oder um eine persönliche Angelegenheit eines Eigentümers?
• Besteht eine gesetzliche Befugnis der Verwaltung nach § 27 Abs. 1 WEG?
• Wurde der Verwaltung durch Beschluss eine weitergehende Entscheidungsbefugnis übertragen?
• Ist eine grundlegende Entscheidung der Eigentümer erforderlich?
• Welche Vereinbarungen der Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung sind zu beachten?
• Ist die Finanzierung der vorgesehenen Maßnahme gesichert?
• Sind die Aufgaben des Verwaltungsbeirats ausreichend klar?
• Bestehen besondere Mitwirkungs- oder Kontrollregelungen?
• Wird eine technische oder rechtliche Fachleistung benötigt?
• Sind bestehende Verträge und Vollmachten zu berücksichtigen?
• Ist die Entscheidung nachvollziehbar dokumentiert?
• Wurden die wirtschaftlichen und rechtlichen Folgen ausreichend berücksichtigt?

Eine solche Prüfung hilft, unnötige Zuständigkeitsdiskussionen zu vermeiden.

Sie ersetzt keine rechtliche Einzelfallprüfung, schafft aber eine klare Grundlage für das weitere Vorgehen.

FAQ: Verwaltung und Verwaltungsbeirat in der GdWE

Darf die Verwaltung ohne vorherigen Beschluss Handwerker beauftragen?
Ja, soweit eine ausreichende gesetzliche oder durch Beschluss übertragene Befugnis besteht. Nach § 27 Abs. 1 WEG betrifft dies insbesondere Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung ohne erhebliche Verpflichtungen sowie erforderliche Maßnahmen zur Fristwahrung oder Nachteilsabwehr. Weitergehende Befugnisse können nach § 27 Abs. 2 WEG übertragen werden.

Kann die GdWE der Verwaltung weitreichende Entscheidungsbefugnisse übertragen?
Ja. Dies hat der BGH mit Urteil vom 05.07.2024 – V ZR 241/23 ausdrücklich bestätigt. Die Delegation muss jedoch ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechen. Besonders bei Erhaltungsmaßnahmen kann sie sachgerecht sein, wenn die Eigentümer die grundlegende Entscheidung selbst treffen und die Verwaltung die Einzelheiten der Ausführung bestimmen darf.

Muss der Verwaltungsbeirat jeder größeren Ausgabe zustimmen?
Eine allgemeine gesetzliche Zustimmungspflicht besteht nicht. Besondere interne Mitwirkungs- oder Zustimmungsvorgaben können sich aus wirksamen Vereinbarungen oder Beschlüssen ergeben. Deren konkrete rechtliche Wirkung muss geprüft werden.

Darf der Verwaltungsbeirat die Verwaltung anweisen?
Der Verwaltungsbeirat besitzt kraft Gesetzes keine allgemeine Weisungsbefugnis gegenüber dem Verwalter. Seine Aufgabe besteht nach § 29 Abs. 2 WEG darin, die Verwaltung zu unterstützen und zu überwachen. Besondere wirksame Zuständigkeitsregelungen bleiben gesondert zu beachten.

Ist eine GdWE verpflichtet, einen Verwaltungsbeirat zu bestellen?
Nein. Das Gesetz sieht die Möglichkeit der Bestellung vor, schreibt sie aber nicht für jede Gemeinschaft zwingend vor. Gerade bei größeren Gemeinschaften kann ein sachkundiger und aktiver Beirat die Zusammenarbeit jedoch erheblich erleichtern.

Wie viele Mitglieder darf der Verwaltungsbeirat haben?
§ 29 WEG schreibt keine feste Mitgliederzahl vor. Bei mehreren Mitgliedern müssen ein Vorsitzender und ein Stellvertreter bestimmt werden. Mitglieder müssen Wohnungseigentümer sein.

Haftet ein ehrenamtlicher Verwaltungsbeirat für Fehler?
Nach § 29 Abs. 3 WEG haben unentgeltlich tätige Beiratsmitglieder nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten. Eine vollständige Haftungsfreistellung besteht damit nicht. Andere Haftungsgrundlagen gegenüber Dritten sind je nach Sachverhalt gesondert zu beurteilen.

Ist die Prüfung der Jahresabrechnung durch den Beirat zwingende Voraussetzung für einen wirksamen Beschluss?
Nein. § 29 Abs. 2 WEG enthält hierzu eine Soll-Vorschrift. Die Prüfung und Stellungnahme des Beirats sind wichtige Elemente einer sachgerechten Vorbereitung, aber keine allgemeine automatische Wirksamkeitsvoraussetzung für die Beschlüsse nach § 28 WEG.

Kann ein einzelner Wohnungseigentümer der Verwaltung verbindliche Anweisungen erteilen?
Grundsätzlich nein. Die Verwaltung handelt für die GdWE und ist an die gesetzlichen Aufgaben, wirksamen Beschlüsse und ihre vertraglichen Pflichten gebunden. Einzelne Eigentümer können ihre Rechte gegenüber der Gemeinschaft geltend machen, sind aber nicht automatisch weisungsbefugt gegenüber der Verwaltung.

Muss die Verwaltung Bauplanungen oder technische Gutachten selbst erstellen?
Nein. Technische Fachplanungen und Gutachten gehören grundsätzlich nicht bereits kraft der Stellung als WEG-Verwalter zu den persönlich zu erbringenden Fachleistungen. Die Verwaltung muss erforderliche Spezialleistungen jedoch organisatorisch berücksichtigen und gegebenenfalls entsprechende Beauftragungen vorbereiten.

Wer vertritt die GdWE gegenüber dem Verwalter?
Nach § 9b Abs. 2 WEG wird die Gemeinschaft gegenüber dem Verwalter durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einen hierzu durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer vertreten. Diese besondere Vertretungsregelung ist unter anderem beim Verwaltervertrag und bei möglichen Ansprüchen gegen die Verwaltung zu beachten.

Kann die Verwaltung jederzeit abberufen werden?
Ja. Nach § 26 Abs. 3 WEG kann der Verwalter jederzeit abberufen werden. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Die Bestellung und das Vertragsverhältnis sind dabei rechtlich zu unterscheiden.

Fazit: Gute Verwaltung braucht klare Befugnisse – und einen Verwaltungsbeirat, der seine Rolle kennt

Eine Gemeinschaft der Wohnungseigentümer funktioniert dann besonders zuverlässig, wenn Entscheidungen, Kontrolle und praktische Durchführung eindeutig voneinander abgegrenzt sind.

Die GdWE trägt die Verantwortung für die ordnungsmäßige Verwaltung des Gemeinschaftseigentums. Die Eigentümer treffen die grundlegenden Entscheidungen und können der Verwaltung innerhalb der gesetzlichen Grenzen weitergehende Befugnisse übertragen.

Die Verwaltung organisiert die laufenden Angelegenheiten, führt Beschlüsse im Rahmen ihrer Zuständigkeit aus und sorgt dafür, dass erforderliche Maßnahmen rechtzeitig vorbereitet und umgesetzt werden.

Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht die Verwaltung. Er soll die Entscheidungsqualität verbessern, ist jedoch keine zusätzliche Verwaltungsinstanz und besitzt grundsätzlich keine eigenständige allgemeine Weisungs- oder Auftragsvergabebefugnis.

Die aktuelle Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs eröffnet den Gemeinschaften einen erheblichen organisatorischen Gestaltungsspielraum. Gerade die Entscheidung vom 05.07.2024 – V ZR 241/23 zeigt, dass die Eigentümer ihre Verwaltung durch eine angemessene Delegation von Entscheidungsbefugnissen handlungsfähiger machen können.

Dieser Spielraum verlangt allerdings einen verantwortungsvollen Umgang.

Nicht jede Entscheidung sollte an die Verwaltung übertragen werden. Ebenso wenig ist es sinnvoll, jede kleinere Verwaltungsmaßnahme durch zusätzliche Zustimmungserfordernisse zu blockieren.

Für die Praxis bleibt deshalb entscheidend: Die Eigentümer müssen Entscheidungen ermöglichen, die Verwaltung muss innerhalb ihrer Zuständigkeiten zuverlässig handeln und der Verwaltungsbeirat muss seine Kontrollfunktion wahrnehmen, ohne selbst zur zweiten Verwaltung zu werden.

Wo technische, wirtschaftliche oder rechtliche Spezialkenntnisse erforderlich sind, müssen geeignete Fachleute hinzugezogen werden.

Eine solche Aufgabenverteilung schafft nicht nur Rechtssicherheit. Sie reduziert unnötige Abstimmungen, vermeidet Zuständigkeitskonflikte und ermöglicht eine wirtschaftliche Verwaltung.

Im nächsten Beitrag des WEG-Kostenkompass 2026 behandeln wir die damit unmittelbar verbundene Kostenfrage: Verwaltungskosten und Sonderleistungen – welche Leistungen sind enthalten und wann entstehen zusätzliche Kosten?

Dabei wird insbesondere erläutert, welche Bedeutung der Verwaltervertrag hat, wann zusätzliche Vergütungen vereinbart werden können und weshalb eine professionelle Verwaltung nicht mit einer unbegrenzten Leistungspflicht gleichzusetzen ist.

Harald Reiner, Hausverwaltung Reiner GmbH

Erschienen am 09.11.2026. Ein Beitrag aus unserer Kampagne: WEG-EntscheidungsKompass 2026: BeschlussWerkstatt 2026 & WEG-Kostenkompass 2026